Zoho CRM pentru Android

Zoho CRM pentru Android te întâmpină cu un ecran de pornire atractiv, care afișează Activitățile pentru săptămâna curentă. Poți să verifici activitățile finalizate și să adăugi activități noi, direct din ecranul de pornire.

Este extrem de util să vezi toate activitățile zilei direct pe ecranul de pornire. Widget-urile oferă vizualizări in miniatură ale aplicațiilor, care pot fi încorporate pe ecranul de pornire și iți oferă actualizări periodice. Adăugarea unei activități, a unui eveniment sau a unui cont prin intermediul aplicației mobile CRM implică o serie de pași care pot fi ocoliți utilizând comenzile rapide ale aplicației, care iți permit să accesezi anumite porțiuni ale unei aplicații, direct de pe ecranul de pornire. Apasă și ține apăsată pictograma aplicației Zoho CRM, pentru a vizualiza comenzile rapide disponibile. De asemenea, poți personaliza aceste comenzi rapide după bunul plac.

Un Blueprint pe care l-ai configurat în contul tau de Zoho CRM, poate fi executat si pe aplicația mobilă. Să presupunem că ești într-o vizită pe teren pentru a întâlni un client în legătură cu un deal (ofertă), iar deal-ul a progresat de la stadiul de calificare la cel de negociere. Poți actualiza starea afacerii chiar din aplicație.

• Pentru a utiliza Blueprint-uri, alege modulul dorit și deschide înregistrarea asupra căreia vrei să faceți o Tranziție. In continuare se va afișa Starea Curentă din Blueprint, precum și Tranzițiile care trebuie executate pentru a trece la următoarea Stare. Apasă pe tranziția necesară și completează cerințele stabilite pentru Tranziție. În acest fel, CRM-ul ghidează și validează un proces de vânzare. După ce ai introdus valorile, apasă "Save". Deal-ul este acum mutat în următoarea Stare din procesul de vânzare. În mod similar, poți executa fiecare tranziție ulterioară, până la finalizarea procesului de vânzare.

Setările specifice modulelor decid ordinea în care sunt afișate înregistrările, când vizualizezi un modul selectat. Setările specifice modulului influențează și alte aspecte ale unui modul, cum ar fi căutarea în modul, sincronizarea cu setările CRM-ului de pe computer, etc.

• Pentru a configura setările specifice modulelor, în aplicația Zoho CRM, accesează "Settings", și selectează "Module" de sub "Module-specific Settings". Aici selectează modulul dorit, și începe să îți configurezi setările.

Primul nivel de organizare al înregistrărilor sub un modul, este clasificarea lor în grupuri. Gruparea se realizează cu ajutorul unui câmp, de exemplu în imaginea de mai jos, s-a folosit câmpul "Company". Poți alege ca lista sa fie afișată în ordine crescătoare sau descrescătoare.

Înregistrările afișate în cadrul unui grup sunt sortate pe baza unei sortări primare și a unei sortări secundare. De exemplu, conform setărilor din următoarea captură de ecran, înregistrările modulului selectat sunt mai întâi sortate după ordinea alfabetică a prenumelui, iar în cazul apariției de conflicte (înregistrări cu același prenume) la Sortarea primară, acestea vor fi clasificate conform setărilor din Sortarea secundară, adică, în ordine alfabetică a adresei de e-mail.

Poți crea înregistrări în module, direct de pe dispozitivul tău Android. În timp ce adaugi clienți potențiali și contacte, ai două opțiuni: să creezi o nouă înregistrare sau să imporți înregistrări din Agendă (Address Book).

• Pentru a crea o nouă înregistrare, accesează modulul dorit (clienți potențiali, conturi, contacte etc.) și apasă pe butonul +, pentru a adăuga o înregistrare. În fereastra de Adăugare, introdu detaliile înregistrării și apasă "Ok".

Odată ce un lead a atins un anumit stadiu (atunci când există șanse de negocieri ulterioare), acesta poate fi calificat ca și potențial client, iar mai apoi poți converti clientul potențial într-un cont sau într-un contact.

• Pentru a converti un lead, alege modulul "Leads" și apasă pe lead-ul pe care dorești să îl convertești. Apasă pe pictograma pentru conversie și specifică detaliile necesare, în fereastra de conversie, după care trebuie sa apeși OK.
  

• Pentru a edita o înregistrare, accesează modulul dorit (clienți potențiali, conturi, contacte etc.). Alege înregistrarea pe care dorești să o editezi și apasă pe "Edit". În fereastra de editare, modifică detaliile înregistrării și apasă OK.
• Pentru a șterge o înregistrare, accesează modulul dorit (clienți potențiali, conturi, contacte etc.). Alege înregistrarea pe care dorești să o ștergi și apasă pe "More Options", apoi apasă  "Delete". După confirmare, înregistrarea va fi ștearsă.

• Pentru a încărca fotografii, accesează modulul "Leads" sau "Contacte". Alege înregistrarea pentru care dorești să încarci o fotografie. În pagina Informații înregistrare, apasă pe "More" și alege"Upload photo". La final, alege dacă dorești să faci o nouă fotografie sau dacă dorești să folosești una existentă în galerie.
• Pentru a încărca înregistrări vocale, accesează modulul dorit și alege o înregistrare pentru care dorești să adăugi înregistrări vocale. În dreptul secțiunii "Notes", alege opțiunea "Voice Note". În fereastra pop-up "Voice Note", apasă "Record" pentru a începe și pentru a opri înregistrarea vocală. Odată ce oprești înregistrarea, introdu titlul și descrierea pentru aceasta și salveaz-o.
• Pentru a încărca atașamente,accesează modulul dorit și alege o înregistrare pentru care dorești să adăugi atașamente, apasă butonul + din dreptul "Attachments". Selectează de unde dorești să atașezi fișierul necesar. Acesta poate fi încărcat din dispozitivul tău sau din aplicații terțe, cum ar fi Dropbox, Google Drive etc. Poți atașa fișiere de maxim 20 MB.

O înregistrare dintr-un modul poate fi asociată cu diferite înregistrări dintr-un alt modul cu ajutorul listelor asociate (Related lists).

• Pentru a asocia înregistrări, deschide o înregistrare căreia dorești să îi asociezi o altă înregistrare. În fila "Related", apasă pe +, in dreptul elementului pe care vrei să îl asociezi. Mai departe, introdu detaliile și apasă "Save".

Poți căuta înregistrări, după anumite criterii stabilite, pentru a găsi repede ceea ce dorești. Fiecare modul are un instrument de căutare pentru înregistrări.

• Pentru a căuta înregistrări, poți efectua o căutare globală, direct din ecranul de pornire al aplicației Zoho CRM, sau poți efectua căutări specifice modulului ales. Pentru a doua variantă, alege modulul dorit și apasă pictograma "Search". Introdu textul în caseta de căutare și pe măsură ce tastezi, înregistrările potrivite din modul, vor fi afișate.

Dacă dorești să întâlnești clienți din apropierea ta atunci când te afli într-o călătorie de afaceri, aplicația ta mobilă CRM iți va spune instantaneu ce persoane de contact sunt în apropiere și cât de importante sunt pentru afacerea ta. Folosind Google Maps pe dispozitivul tau Android, poți găsi clienți potențiali, contacte și companii, la o razâ de câteva mile în jurul locației tale curente, sau în jurul unei locații personalizate.

• Pentru a găsi clienți potențiali, contacte, companii în apropierea ta, accesează modulul dorit și apasă pe pictograma pentru hărți, unde vei putea observa toate înregistrările din apropierea locației tale. Poți adăuga locații personalizate pentru a vizualiza clienții potențiali / contactele / companiile din jurul locației respective.
• Pentru a vizualiza hărți, accesează modulul dorit (clienți potențiali, conturi, contacte etc.) și alege o înregistrare a cărei locație dorești să o vezi în Google Maps. În pagina cu detalii despre înregistrare, atinge pictograma pentru hărți și alege adresa pe care dorești să o vezi (una din adresele salvate pentru înregistrarea respectiva, de ex: adresă poștală, adresă de facturare etc.). Adresa selectată se va deschide în Google Maps.

Din aplicația Zoho CRM pentru Android, poți face check-in la o locație, atunci când te întâlnești cu un client. Managerii de vânzări pot fi informați imediat cu privire la check-in și prin urmare, pot ține evidența programărilor clienților pentru reprezentanții lor de vânzări. De exemplu, ai un eveniment numit „Demo pentru produs, la biroul lui George”. Când faci check-in într-o locație, poți fie să asociezi check-in-ul la acel evenimentul existent, fie să creezi un eveniment pentru check-in. Check-in-ul este atașat automat ca notă la eveniment. Poți crea check-in-uri numai pentru modulele de Lead-uri, Contacte și Conturi. Nu poți crea un check-in fără ca acesta să fie asociat unui eveniment.

• Pentru a face check-in la un eveniment, accesează unul dintre modulele de Lead-uri / Contacte / Conturi și apasă pictograma pentru "Check-in". Dacă există deja un eveniment asociat lead-ului / contactului / contului, vor apărea evenimentele existente și poți sa selectezi unul dintre acestea. Check-in-ul este asociat automat ca o notă pentru eveniment. Dacă nu există niciun eveniment, aplicația  iți va solicita să creezi un eveniment nou și să asociezi check-in-ul la eveniment.

Ai posibilitatea să apelezi clienți potențiali, contactele și, de asemenea, să înregistrezi detaliile apelurilor efectuate în CRM. Pentru a înregistra informațiile despre apel, va trebui să activezi ținerea în evidență a apelurilor din setările aplicației Zoho CRM.

• Pentru a activa ținerea în evidență a apelurilor, accesează setările din aplicația Zoho CRM. În secțiunea "Calls", activează opțiunea "Call Logging".
  

• Pentru a efectua un apel, alege modulul dorit și selectează persoana pe care dorești să o apelezi. Atinge butonul de apelare și selectează numărul. Salvează apelul, iar după finalizare acesta poate fi accesat din modulul Calls.
• Pentru a trimite un SMS, alege modulul dorit și selectează persoana căreia dorești să-i trimiți un SMS. Apasă "More " și "Send Text Message".
• Pentru a programa un apel, alege modulul dorit (clienți potențiali, conturi, contacte etc.), de unde poți selecta o înregistrare pentru care dorești să programezi un apel. În secțiunea "Related" a înregistrării, apasă pe pictograma "Add" din dreptul apelurilor. În pagina cu informații despre apel, selectează pentru "Type", opțiunea "Schedule call".

Dacă ai configurat e-mailul utilizând protocoalele IMAP sau POP3, vei putea vedea toate e-mailurile aferente pe care le-ai trimis unei persoane, din secțiunea "E-mail". Poți vizualiza, răspunde sau redirecționa e-mailurile direct de aici.

• Pentru a trimite e-mailuri, alege modulul dorit, selectează persoana căruia dorești să îi trimiți un e-mail și atinge pictograma E-mail. De asemenea, poți atinge pictograma "Email Template" și poți selecta un șablon de e-mail. Mai departe, poți adăuga atașamente la e-mail și sa apeși butonul "Send", pentru a trimite emailul.
• Pentru a vizualiza întregul istoric de emailuri, alege modulul dorit, selectează o persoană și apasă pe butonul "Emails" alăturat. Aici se pot vizualiza toate e-mailurile pe care le-ai trimis și pe care le-ai primit. Deschide un e-mail și apasă butonul "reply" pentru a trimite un răspuns. De asemenea, poți răspunde tuturor utilizatorilor din email sau sa redirecționezi email-ul. Pentru a filtra emailurile afișate, apasă pictograma "Filter" pentru a vizualiza emailurile trimise din CRM, de către toți utilizatorii, sau doar cele trimise de către un utilizator selectat.
• Pentru a răspunde la e-mailuri, alege opțiunea "Messages" din aplicația Zoho CRM. Toate e-mailurile de la clienți potențiali și contacte vor fi listate aici. Alege un e-mail pentru a-l deschide, apasă pe pictograma "Reply" și scrie un e-mail. La trimiterea e-mailului, vei primi opțiunea de a adăuga o sarcină și o notă.

• Pentru a schimba tema, în aplicația Zoho CRM, accesează "Settings". Pe pagina Settings, sub secțiunea "Themes", selectează tema dorită. Tema aleasă va fi aplicată la nivelul întregii aplicații.
• Pentru a schimba fonturile, în aplicația Zoho CRM, accesează "Settings". Pe pagina Settings, sub secțiunea ""Fonts", selectează fontul dorit. Fontul ales va fi aplicat la nivelul întregii aplicații.
• Pentru a configura setările calendarului, în aplicația Zoho CRM, accesează "Settings". Pe pagina Settings, sub secțiunea "Calendar", apasă pe "Week Starts On". În fereastra pop-up, selectează ziua dorită pentru începerea săptămânii.

• Pentru a activa notificările, poți alege modul în care dorești să fi informat despre acțiunile CRM pe dispozitivul tau. În secțiunea "Notifications" de pe pagina "Settings", activează sau dezactivează opțiunile de sunet și vibrații în funcție de nevoile dvs.
• Pentru a personaliza notificările, accesează setările aplicației Zoho CRM și alege "Categories " de sub secțiunea "Notifications". Poți personaliza setările în funcție de alegerea ta.

Smart View este un mod de vizualizare mobile friendly, disponibil pentru toate modulele din aplicația CRM. Acest mod de vizualizare, te ajută să vezi numai câmpurile relevante (cum ar fi câmpurile obligatorii) și câmpurile care sunt completate. Modul Smart View este numit astfel deoarece afișează automat doar ceea ce este relevant pentru tine. De exemplu, să presupunem că ai mai multe câmpuri fără valori, pentru o înregistrare. Vizualizarea implicită ar afișa o listă completă de câmpuri, inclusiv câmpurile goale, în timp ce Smart View ar ignora automat câmpurile goale și ar afișa numai acele câmpuri care au valori. În acest fel nu pierzi timpul derulând imaginea în sus și în jos, în căutarea informațiilor relevante.

Informațiile clienților tai sunt esențiale și este important să le păstrezi în siguranță. Zoho CRM oferă o funcție de restricționare a accesului la aplicație, pentru a păstra datele în siguranță. Poți adăuga un PIN sau o amprentă digitală pentru a preveni accesul neautorizat.

• Pentru a activa blocarea aplicației, accesează "Settings" și apasă pe "Turn App Lock On" din secțiunea "Privacy and Security". Introdu un cod la alegere, sau de asemenea, poți alege deblocarea folosind amprenta. Bifează sau debifeazăcăsuța "Fingerprint Unlock" pentru a activa sau a dezactiva.