Zoho CRM pentru iPhone

Pe ecranul de start se for afișa toate întâlnirile, sarcinile și apelurile pe care le-ai programat pentru ziua respectivă, în calendar. De asemenea, poți crea altele sau le poți marca pe cele existente ca fiind finalizate.

Modulul My Jobs afișează toate înregistrările și stările lor curente din Blueprint-ul de vânzări al organizației, sau înregistrări care așteaptă aprobarea ta și tot aici se pot vedea inclusiv și înregistrările deținute de alți utilizatori.

• Pentru a utiliza Blueprint-uri, accesează modulul My Jobs și selectează "Blueprint" din meniul drop-down. Aici o să apară o listă cu toate înregistrările din Blueprint, de unde poți selecta înregistrarea dorită. În momentul selectării, o să fie afișate Starea Curentă a înregistrării și Tranziția prin care trebuie să treacă pentru a ajunge la următoarea Stare. După ce apeși butonul pentru Tranziție, poți salva modificările.
• Ca să aprobi anumite înregistrări, accesează modulul My Jobs și selectează "Approvals" din meniul drop-down. Urmează să se afișeze o lista cu toate înregistrările care așteaptă aprobarea ta. Aici poți să le aprobi, să le respingi, sau să le transferi către alt user.

Ai posibilitatea să apelezi clienți potențiali, contacte și, de asemenea, să înregistrezi detaliile apelurilor efectuate în CRM. Pentru a înregistra informațiile despre apel, va trebui să activezi ținerea în evidență a apelurilor, din setările aplicației Zoho CRM.

• Pentru a activa ținerea în evidență a apelurilor, accesează setările din aplicația Zoho CRM. În secțiunea "Calls", activează opțiunea "Call Logging".
  

• Pentru a efectua un apel, alege modulul dorit și selectează persoana pe care dorești să o apelezi. Apasă butonul de apelare și selectează numărul. Salvează apelul, iar după finalizare, acesta poate fi accesat din modulul Calls.
• Pentru a trimite un SMS, alege modulul dorit și selectează persoana căreia dorești să-i trimiți un SMS. Apasă "More " și "Send Text Message".
• Pentru a programa un apel, alege modulul dorit (clienți potențiali, conturi, contacte etc.), și selectează o înregistrare pentru care dorești să programezi un apel. În secțiunea "Related" a înregistrării, apasă pe butonul "Add" din dreptul apelurilor. În pagina cu informații despre apel, selectează pentru "Type", opțiunea "Schedule call".

Dacă persoana pe care dorești s-o contactezi are asociată o adresă de e-mail valabilă, vei putea sa-i trimiți e-mailuri. Dacă ai configurat e-mailul utilizând protocoalele IMAP sau POP3, vei putea vedea toate e-mailurile pe care le-ai trimis unei persoane, din secțiunea "E-mail". Poți vizualiza, răspunde sau redirecționa e-mailurile direct de aici.

• Pentru a trimite e-mailuri, alege  modulul dorit și selectează persoana căruia dorești să îi trimiți un e-mail, și apasă pe pictograma pentru E-mail. De asemenea, poți atinge pictograma "Email Template" și poți selecta un șablon de e-mail. Mai departe, poți adăuga atașamente și să apeși butonul "Send", pentru a trimite emailul.
• Pentru a vizualiza întregul istoric de emailuri, alege modulul dorit, selectează o persoană și apasă pe butonul "Emails" alăturat. Aici se pot vizualiza toate e-mailurile pe care le-ai trimis și pe care le-ai primit. Deschidei un e-mail și apasă butonul "reply", pentru a trimite un răspuns. De asemenea, poți răspunde tuturor utilizatorilor din email sau sa redirecționezi e-mailul. Pentru a filtra emailurile afișate, apasă pictograma "Filter" pentru a vizualiza emailurile trimise din CRM, de către toți utilizatorii, sau doar cele trimise de către un utilizator selectat.

Ai posibilitatea să schimbi owner-ul unei înregistrări în contul tău CRM, cu un alt utilizator și de asemenea să transferi activitățile legate de aceea inregistrare, către noul owner.

• Pentru a schimba owner-ul înregistrării, alege modulul dorit și deschide înregistrarea asupra căreia vrei să faci modificarea. Apasă "Edit Owner" si selectează noul owner din lista de utilizatori. Alege dacă vrei să transferi și activitățile (apeluri, meeting-uri, task-uri) către noul owner și în continuare apasă "Done".
  

• Pentru a încărca fotografii, accesează modulul Leads sau Contacte și alege înregistrarea pentru care dorești să încărci o fotografie. În pagina cu informațiile înregistrării, apasă pe "More". Alege "Upload photo" și alege dacă dorești să faci o nouă fotografie sau dorești să folosești una existentă în galeria ta.
• Pentru a încărca înregistrări vocale, accesează modulul dorit și alege o înregistrare pentru care dorești să adaugi înregistrări vocale. În dreptul secțiunii "Notes", alege opțiunea "Voice Note". În fereastra pop-up "Voice Note", apasă "Record" pentru a începe și pentru a opri înregistrarea vocală. Odată ce oprești înregistrarea, introdu titlul și descrierea pentru aceasta și salveaz-o.
• Pentru a încărca atașamente,accesează modulul dorit și alege o înregistrare pentru care dorești să adaugi înregistrări vocale, apasă pe butonul "+" din dreptul "Attachments" si selectează de unde dorești să atașezi fișierul necesar. Acesta poate fi încărcat din dispozitivul dvs. sau din aplicații terțe, cum ar fi Dropbox, Google Drive etc. Poți atașa fișiere de maxim 20 MB.

Poți căuta înregistrări, după anumite criterii stabilite, pentru a găsi repede ceea ce dorești. Fiecare modul are un instrument de căutare al înregistrărilor.

• Pentru a căuta înregistrări, poți efectua o căutare globală din ecranul de pornire al aplicației Zoho CRM, sau poți efectua căutări specifice modulului ales. Pentru a doua variantă, alege modulul dorit și apasă pictograma "Search". Introdu textul în caseta de căutare și pe măsură ce tastezi, se vor afișa înregistrările potrivite din modul.

Când adresa unei înregistrări este specificată în contul tau CRM, aceasta poate fi localizată pe hartă. Poți activa Google Maps din pagina de setări Zoho CRM pentru a localiza înregistrarea. In funcție de locația dvs. actuala, poți localiza înregistrările care se află pe o rază de 100 de mile sau 100 de km. De asemenea, poți introduce o locație personalizată și poți modifica raza, pentru a găsi toate înregistrările care sunt prezente în apropiere de locația personalizată.

• Pentru a localiza Lead-uri / Contacte / Companii de lângă tine sau într-o locație personalizată, accesează un modul la alegere și apasă pe pictograma "Map" din partea dreaptă sus. Înregistrările care se află în apropiere vor fi marcate fie cu un marker roșu, fie cu un marker violet. Cel roșu indică faptul că există o singură înregistrare în acea locație, iar cel violet indică faptul că există mai multe înregistrări în aceeași locație. De asemenea, poți selecta o înregistrare și puteți apăsa pictograma "Map" pentru a localiza adresa acesteia.

O întâlnire cu un client (lead / contact) poate fi adăugată in CRM ca eveniment, printr-un check-in din locația respectivă. Acest lucru va crea o activitate de tip meeting, care a avut loc într-o anumită locație la un anumit timp.

• Pentru a face check-in într-o locație, mergi la modulul de lead-uri / contacte și selectează o persoană cu care ai avut un meeting, apasă pe pictograma "Check-in" și selectează un eveniment pentru care dorești să faci check-in, sau crează un nou eveniment.

Înregistrările noi pot fi adăugate la orice modul la alegere.

• Pentru a crea o înregistrare, deschide modulul în care dorești să adăugi înregistrarea. apasă pe pictograma +, din dreapta jos, introdu detaliile și apasă "Save".

Poți alege între diferitele tipuri de afișări care sunt create în contul CRM. Înregistrările care sunt adăugate la un modul din contul tău CRM, pot fi editate sau șterse.

• Pentru a comuta între diferite tipuri de vizualizări, accesează orice modul, apasă pe lista verticală din partea de sus și selectează modul de vizualizare dorit.
• Pentru a edita sau pentru a șterge înregistrări, alege modulul dorit și selectează înregistrarea pe care dorești s-o editezi / ștergi. Pentru a edita înregistrarea, efectuează următoarele: Apasăi pictograma "Edit" din colțul dreapta sus al ecranului. Efectueaza modificările necesare și apasă "Save". Dacă dorești să ștergi o înregistrare, atinge pictograma "More" și selectează "Delete".

Lead-urile prezente în CRM pot fi convertite în Contacte și atribuite unui owner (utilizator). De asemenea, poți crea un nou deal (ofertă), în timpul conversiei.

• Pentru a converti clienții potențiali, accesează lead-ul pe care dorești să-l convertești, apasă butoanele "More", și "Convert Lead", alege un owner și apasă butonul "Convert" la final.
  

O înregistrare dintr-un modul poate fi asociată cu diferite înregistrări dintr-un alt modul cu ajutorul listelor asociate (Related lists).

• Pentru a asocia înregistrări, deschide o înregistrare la care dorești să-i asociezi o altă înregistrare. În fila "Related", apasă pe pictograma "Add" din dreptul  listei aferente pe care dorești să îl asociezi. Introdu detaliile și apasă pe butonul "Save".

Accesul la aplicația Zoho CRM poate fi restricționat, prin activarea blocării cu un cod de acces. Utilizatorul va fi solicitat să introducă un cod de acces din patru cifre, pentru a deschide aplicația. În afară de blocarea prin cod de acces, poți activa și Touch ID sau Face ID. Utilizatorii care au Touch ID sau Face ID configurate pe dispozitivul lor Apple, pot accesa aplicația Zoho CRM fără codul de acces.

Spotlight Search te va ajuta să găsești datele pe care le cauți, direct de pe ecranul de pornire. Odată ce Spotlight Search este activat din fereastra de confidențialitate și securitate, din aplicația Zoho CRM, vei putea căuta informații din aplicația CRM chiar de pe ecranul de pornire al dispozitivului.

Ori de câte ori se întâmplă ceva important în aplicația ta Zoho CRM, ar trebui să fi informat, astfel încât să se poată efectua cel mai devreme o acțiune corespunzătoare. Poți activa notificarea de tip push, din fereastra de confidențialitate și securitate, pentru a fi notificat ori de câte ori se întâmplă ceva în aplicația ta Zoho CRM.

Smart View este un mod de vizualizare mobile friendly, disponibil pentru toate modulele din aplicația CRM. Acest mod de vizualizare, te ajută să vezi numai câmpurile relevante (cum ar fi câmpurile obligatorii) și câmpurile care sunt completate. Modul Smart View este numit astfel deoarece afișează automat doar ceea ce este relevant pentru tine. De exemplu, să presupunem că ai mai multe câmpuri fără valori, pentru o înregistrare. Vizualizarea implicită ar afișa o listă completă de câmpuri, inclusiv câmpurile goale, în timp ce Smart View ar ignora automat câmpurile goale și ar afișa numai acele câmpuri care au valori. În acest fel nu pierzi timpul derulând imaginea în sus și în jos, în căutarea informațiilor relevante.

Poți reseta aplicația Zoho CRM, dacă dorești să începi de la zero. Datele din CRM-de pe computer nu vor fi pierdute!  Există două niveluri de resetare a aplicației.

• Optiunea de "Reset", este o acțiune făcută pentru a actualiza aplicația Zoho CRM cu cele mai recente date din versiunea desktop. Când resetezi aplicația Zoho CRM, cele mai recente adiții realizate în versiunea desktop, cum ar fi module personalizate, componente etc. se sincronizează cu aplicația mobilă. Setările aplicației configurate anterior pe dispozitiv, cum ar fi teme, grupare și sortare, vor fi intacte, iar datele nesincronizate vor fi eliminate.
• Optiunea de "Reset and Erase", va șterge toate setările aplicației configurate pe dispozitiv, cum ar fi teme, grupare și sortare și le va seta la valorile implicite. Aplicația este apoi actualizată cu cele mai recente date din versiunea desktop, astfel încât să ai un "mediu curat" în care să lucrezi.