Semnarea contractelor cu Zoho Sign din Zoho CRM, pas cu pas

Semnarea contractelor cu Zoho Sign din Zoho CRM se configureaza in trei pasi. Instalati extensia gratuita Zoho Sign pentru Zoho CRM. Pregatiti un sablon de contract completat din campurile deal-ului. Apoi legati statusul semnarii inapoi de deal, de obicei cu Zoho Flow. Semnatarii nu au nevoie de cont Zoho Sign.

Zoho Sign este software-ul de semnatura digitala al Zoho pentru companii. Cu el trimiteti documente, primiti notificari despre starea lor si setati remindere in functie de data de expirare. Extensia Zoho Sign for Zoho CRM din Zoho Marketplace este dezvoltata de Zoho Corporation. Ea trimite documente si atasamente la semnat direct din modulele CRM.

Extensia este listata in categoria E-Signature, cu pret gratuit. Este publicata in Marketplace din 7 iulie 2016 si are peste 51.000 de instalari. Costul real vine din planul Zoho Sign, nu din extensie.

Acest ghid parcurge toti pasii in ordine:

• termenii de baza si planurile;
• sablonul de contract si ordinea semnatarilor;
• actualizarea automata a deal-ului si locul copiei semnate;
• greselile de configurare pe care le intalnim cel mai des.

Daca lucrati deja in Zoho CRM pentru automatizarea vanzarilor, aveti deja datele de care are nevoie contractul. Ramane doar sa le conectati corect.

Un plic (envelope) este, in definitia Zoho Sign, o cerere de semnatura. Plicul poate fi pornit manual sau prin API, SDK-uri, automatizari, functii custom ori integrari. Un plic poate contine mai multe documente. Poate merge la mai multi destinatari, intr-o ordine stabilita de dumneavoastra. Planurile Zoho Sign se masoara in plicuri, deci acesta este termenul de urmarit cand estimati costul.

Zoho face distinctie intre doua tipuri de semnatura, desi recunoaste ca termenii "e-sign" si "digital sign" sunt folositi adesea ca sinonime:

• Semnatura electronica, in terminologia Zoho, este imaginea digitala a unei semnaturi olografe, adaugata pe document. Juridic, Regulamentul eIDAS o defineste mai larg, ca date in format electronic atasate sau asociate logic altor date si folosite de semnatar pentru a semna.
• Semnatura digitala foloseste tehnici criptografice sustinute de un certificat digital pentru a dovedi identitatea semnatarului.
• Semnatura electronica calificata (QES) este o semnatura electronica avansata, creata cu un dispozitiv calificat de creare a semnaturii si bazata pe un certificat calificat. In Zoho Sign, certificatele calificate sunt emise de un prestator calificat de servicii de incredere (QTSP), dupa verificarea identitatii semnatarului.

Zoho recomanda QES pentru tranzactiile de valoare mare si pentru cele reglementate, unde conformitatea trebuie sa fie maxima. Pentru semnare si verificare, Zoho Sign foloseste infrastructura cu chei publice (PKI). Documentele sunt criptate AES-256 cand sunt stocate si SSL/TLS cand sunt transmise.

Creditele Zoho Sign sunt un add-on separat. Ele acopera costul suplimentar al automatizarilor cu volum mare sau al integrarilor cu terti care implica servicii separate. Creditele conteaza imediat ce automatizati trimiterea contractelor, asa cum explicam in sectiunile despre Zoho Flow si costuri.

Pentru semnarea contractelor din Zoho CRM aveti nevoie de trei lucruri: extensia instalata, un plan Zoho Sign potrivit echipei si utilizatorii CRM care trimit contracte adaugati in Zoho Sign. Ghidul de administrare din centrul de ajutor Zoho Sign acopera utilizatorii, licentele si preferintele organizatiei. Ghidul de integrare acopera conectarea cu Zoho CRM.

Pagina de preturi Zoho Sign stabileste limitele fiecarui plan:

• Free: un singur utilizator si 5 plicuri pe luna.
• Standard: tot ce include Free, plus 25 de plicuri pe utilizator pe luna.
• Professional: plicuri nelimitate.
• Enterprise: 50 de credite gratuite pe utilizator pe luna, cu un plafon de 2500 pe organizatie.

Facturarea anuala aduce o reducere de 20%. Planul Free nu acopera o echipa de vanzari, pentru ca permite un singur utilizator.

Perioada de proba de 14 zile

Proba dureaza 14 zile si nu cere card. Ea ofera implicit acces la planul Enterprise, cu cel mult 10 utilizatori si 50 de plicuri semnate. Exista si limite de 3 destinatari pe plic si 5 plicuri pe zi. Documentele semnate in proba poarta un watermark. Daca nu treceti la un plan platit, contul trece automat pe Free, cu datele intacte.

Daca alegeti inca licentele de baza, comparatia dintre Zoho One si Zoho CRM va ajuta sa decideti inainte de a adauga Zoho Sign.

Un sablon de contract bun preia automat din deal numele clientului, valoarea, produsele si datele de contact. Agentul nu le mai copiaza de mana. Sablonul are doua straturi. Primul este textul cu campuri de imbinare (mail merge), completate din CRM. Al doilea este format din campurile de semnatura Zoho Sign, adica locul unde semneaza fiecare destinatar.

Testati devreme combinatia celor doua straturi. Pe forumul comunitatii Zoho, un utilizator a cerut un sablon cu campurile Zoho Sign deja plasate. Voia sa nu completeze 5 campuri la fiecare formular. A raportat insa ca putea aplica fie imbinarea, fie semnarea, nu pe amandoua.

Varianta cu sablon direct in Zoho Sign

Zoho Flow ofera actiunea Zoho Sign "Send document". Aceasta populeaza un document pe baza unui sablon si il trimite destinatarilor indicati. Campurile din deal ajung in sablon prin flux, iar campurile de semnatura raman fixate in sablonul Zoho Sign. Varianta ocoleste conflictul dintre imbinare si semnare. In schimb, cere o automatizare.

Datele corecte inainte de generare

Un contract este la fel de bun ca datele din care este generat. Pentru firmele romanesti, denumirea si CUI-ul se pot verifica direct in CRM cu extensia ANAF pentru Zoho CRM, inainte ca ele sa ajunga in contract.

Daca lucrati intr-un modul custom, verificati compatibilitatea inca de la inceput. Un membru al comunitatii a scris ca, din cate stie, extensia functioneaza din start cu 8 module. El intreba daca poate fi adaugata si unui modul custom.

Ordinea semnatarilor se stabileste la nivel de plic. Definitia Zoho Sign permite mai multi destinatari intr-o ordine specificata. O ordine tipica pentru un contract de vanzare este urmatoarea: contactul clientului semneaza primul, apoi semneaza administratorul firmei dumneavoastra. Astfel nu angajati firma pe un document pe care clientul inca l-ar putea refuza.

Trimiterea se face din deal, din fereastra "Send with Zoho Sign". Un raport de pe forumul Zoho mentioneaza in aceasta fereastra butoanele "Next" si "Quick send". "Next" duce la pasii urmatori, unde plasati campurile si destinatarii. "Quick send" trimite direct.

Ce documente puteti alege din deal

Documentul trebuie sa fie accesibil din deal. Un utilizator scrie pe forumul Zoho, intr-un subiect despre comenzi de vanzare ca Zoho Sign poate accesa lista de atasamente (Attachments) a deal-ului. Nu poate accesa insa lista Zoho Finance. In practica, o comanda sau o oferta din modulul financiar trebuie salvata intai ca PDF in atasamentele deal-ului.

Ce trebuie sa aiba semnatarul

Semnatarii nu au nevoie de cont sau de abonament Zoho Sign. Este nevoie doar de o adresa de email valida pe contactul din CRM. Verificati adresa inainte de trimitere, pentru ca plicul pleaca acolo unde indica fisa contactului. In perioada de proba, retineti limita de 3 destinatari pe plic.

Zoho Flow muta informatii intre Zoho CRM si Zoho Sign fara cod. Este cea mai simpla cale prin care deal-ul afla singur ce s-a intamplat cu contractul. Pagina de integrare Zoho Flow pentru Zoho CRM si Zoho Sign include un flux gata facut. Acesta actualizeaza statusul unui deal ales cand documentul este finalizat in Zoho Sign.

Un trigger este evenimentul care porneste fluxul. O actiune este sarcina executata automat dupa el. Zoho Flow ofera pentru Zoho Sign urmatoarele triggere:

• Document sent, cand documentul a fost trimis;
• Document viewed, cand un destinatar l-a deschis;
• Document signed, cand un destinatar a semnat;
• Document completed, cand au semnat toti;
• Document declined, cand documentul a fost refuzat;
• Document forwarded, expired si recalled, pentru redirectionare, expirare si retragere.

Gasirea deal-ului corect

Actiunea Zoho CRM "Fetch deal" cauta un deal daca este completat cel putin un camp dintre Account name, Contact name si Stage. Un cont cu mai multe deal-uri deschise poate returna alt deal decat cel cautat. Combinati criteriile, de exemplu contul impreuna cu etapa in care asteptati semnatura.

Ramificatii pentru refuz si expirare

Zoho Flow are ramificatii if-then si intarzieri. Un singur flux poate trata separat finalizarea, refuzul si expirarea. Fiecare caz muta deal-ul in etapa potrivita.

Exemplul urmator foloseste un deal numit "Contract mentenanta anuala" pentru contul "Exemplu Distributie SRL". Deal-ul se afla intr-o etapa de negociere. Numele etapelor difera de la o firma la alta, asa ca le inlocuiti cu ale dumneavoastra.

1. Verificati datele. Contul are denumirea si CUI-ul corecte, iar contactul legat de deal are email.
2. Generati contractul. Folositi sablonul de imbinare si salvati PDF-ul in lista Attachments a deal-ului.
3. Deschideti "Send with Zoho Sign" din deal. Alegeti PDF-ul din atasamente si adaugati destinatarii in ordine: contactul clientului, apoi administratorul intern.
4. Plasati campurile de semnatura. Apasati "Next", plasati campurile pentru fiecare destinatar si trimiteti. Folositi "Quick send" doar cand campurile sunt deja fixate.
5. Activati fluxul in Zoho Flow. Trigger: Document completed. Actiune: Fetch deal, dupa Account name si Stage. Actiune finala: deal-ul trece in etapa de castig.
6. Adaugati ramificatiile. Cu o regula if-then, Document declined readuce deal-ul in negociere, iar Document expired il marcheaza pentru reluare.
7. Testati cu un semnatar intern. Inlocuiti emailul clientului cu o adresa interna si urmariti fiecare stare pana pe deal.

Dupa test, agentul de vanzari lucreaza numai din deal. El genereaza, trimite si vede rezultatul fara sa deschida Zoho Sign. Managerul vede in pipeline cate contracte asteapta semnatura si cate au fost semnate.

Locul copiei semnate trebuie verificat intr-un test, inainte de lansare. Paginile Zoho folosite in acest ghid nu descriu explicit unde apare in CRM documentul finalizat. Faceti un test complet. Notati unde gasiti PDF-ul semnat si scrieti regula intr-o procedura scurta pentru echipa.

Zoho Sign pastreaza documentele criptate AES-256. Pentru o arhiva legata direct de CRM aveti doua optiuni documentate:

• pe pagina Integrately pentru Zoho CRM si Zoho Sign, singura actiune Zoho Sign listata este preluarea unui document dupa request ID, adica identificatorul cererii de semnatura;
• pe aceeasi pagina, cea mai populara automatizare creeaza o inregistrare intr-un modul Zoho CRM pentru fiecare document nou din Zoho Sign, ceea ce va da un registru al contractelor.

O practica utila este sa salvati request ID-ul intr-un camp al deal-ului, chiar din fluxul de trimitere. Cu el, orice automatizare ulterioara poate prelua documentul exact, fara cautari dupa nume.

Nu folositi perioada de proba pentru contracte reale. Documentele semnate in proba poarta watermark. O copie cu watermark nu este ceea ce doriti in arhiva comerciala a firmei.

Exista patru moduri de a lega Zoho CRM de Zoho Sign. Ele difera prin efortul tehnic si prin consumul de credite. Pagina de preturi Zoho Sign spune ca plicurile trimise prin API sau prin aplicatii terte consuma intotdeauna credite, indiferent de plan. Definitia plicului include si automatizarile si integrarile.

Varianta	Ce face	Cod necesar	Ce verificati la cost
Extensia Zoho Sign din CRM	Trimite manual documente si atasamente din deal	Nu	Extensia este gratuita; plicurile intra in limita planului
Zoho Flow	Trimite din sablon si scrie statusul pe deal	Nu	Daca plicurile automatizate consuma credite in contul dumneavoastra
Integrately	Triggere Zoho Sign, preluare document dupa request ID	Nu	Aplicatie terta: plicurile consuma credite Zoho Sign
REST API Zoho Sign	Integrare custom din aplicatiile proprii	Da	Plicurile prin API consuma intotdeauna credite

Pentru majoritatea echipelor de vanzari, combinatia potrivita este extensia pentru trimitere plus Zoho Flow pentru status. Integrately lista 9 triggere si o actiune pentru Zoho Sign si poate fi folosit pe planul sau gratuit. REST API-ul are sens cand contractul pleaca din alt sistem decat CRM-ul.

Creditele se cumpara separat, in pachete de cate 500. Planul Enterprise include 50 de credite pe utilizator pe luna. Faceti calculul inainte sa automatizati trimiterea pentru intreaga echipa.

Majoritatea problemelor de semnare din Zoho CRM vin din configurare, nu din produs. Greselile de mai jos apar in ordinea in care le gasim de obicei:

• Contracte reale trimise din perioada de proba. Rezultatul este un document cu watermark.
• Planul Free folosit de o echipa. Planul permite un singur utilizator si 5 plicuri pe luna.
• Deal cautat doar dupa numele contului. "Fetch deal" poate actualiza alt deal al aceluiasi client.
• Documente financiare cautate direct din deal. Zoho Sign vede atasamentele, nu lista Zoho Finance, conform unui raport de pe forum.
• Imbinarea si campurile de semnatura netestate impreuna. Un utilizator a raportat ca putea aplica doar una dintre ele.
• Automatizare lansata fara calculul creditelor. Plicurile prin API si aplicatii terte consuma credite.

Pregatiti si o procedura de rezerva pentru trimiterea manuala. Pe forumul Zoho, un utilizator a raportat ca dupa 2 iulie nu mai putea folosi Zoho Sign din CRM. In fereastra "Send with Zoho Sign" din Deals, butoanele "Next" si "Quick send" nu mai reactionau.

La Svennis, inainte de lansare, trimitem din deal un contract de test catre o adresa interna si urmarim fiecare stare pana cand se schimba etapa pe deal-ul corect. Cea mai frecventa eroare pe care o descoperim astfel este un flux care actualizeaza alt deal al aceluiasi client, pentru ca a fost cautat doar dupa numele contului.

O companie din Romania trebuie sa verifice nivelul de semnatura cerut de fiecare tip de document inainte de a configura fluxul. Zoho spune ca semnarea electronica este valabila legal in majoritatea tarilor. Semnaturile digitale sunt valabile pentru majoritatea documentelor de business, cu exceptii in unele tari. Ghidul juridic Zoho Sign acopera validitatea, modelele legale si exceptiile in peste 70 de tari.

In practica, aceasta verificare inseamna trei decizii:

• ce contracte comerciale trimiteti cu semnatura electronica din Zoho Sign, stiind ca, daca semnatura este contestata, cel care o invoca trebuie sa ii dovedeasca validitatea;
• ce acte pentru care legea cere forma scrisa ca o conditie de validitate semnati cu semnatura electronica calificata sau cu o semnatura electronica avansata care produce aceleasi efecte ca semnatura olografa, conform Legii nr. 214/2024;
• ce acte raman in afara fluxului, de exemplu cele pentru care legea cere forma autentica, conform recomandarii consilierului dumneavoastra juridic.

Detaliile despre nivelurile de semnatura PKI si QES disponibile pe piata romaneasca le gasiti pe pagina despre semnatura electronica cu Zoho Sign in Romania.

Semnarea contractului este si momentul in care incepe facturarea. Daca deal-ul trece automat in etapa de castig, acelasi eveniment poate porni emiterea facturii. Pentru firmele care factureaza din SmartBill, integrarea SmartBill cu Zoho CRM leaga deal-ul castigat de factura si de e-Factura ANAF.

Semnarea contractelor din Zoho CRM se poate pune in functiune in etape scurte, fiecare verificabila. Urmati ordinea de mai jos:

1. Porniti perioada de proba Zoho Sign de 14 zile, fara card, si folositi-o numai pentru documente de test.
2. Instalati extensia Zoho Sign for Zoho CRM din Zoho Marketplace si adaugati utilizatorii care trimit contracte.
3. Construiti un sablon de contract si testati impreuna imbinarea cu campurile de semnatura pe un deal real.
4. Activati in Zoho Flow fluxul care scrie statusul pe deal, cu cautare dupa cont si etapa.
5. Rulati testul complet cu un semnatar intern si notati unde ajunge PDF-ul semnat.
6. Alegeti planul platit dupa numarul de utilizatori si de plicuri lunare, apoi calculati creditele pentru automatizari.

Daca doriti ajutor la configurare, pagina Zoho Sign Romania de la Svennis descrie cum implementam semnatura electronica legata de Zoho CRM. Pornind de acolo, puteti discuta cu echipa noastra fluxul potrivit contractelor dumneavoastra.

• Zoho Sign: preturi si planuri
• Zoho Sign: centrul de ajutor
• Zoho Sign: prezentarea produsului
• Zoho Marketplace: Zoho Sign for Zoho CRM
• Zoho Flow: integrarea Zoho CRM cu Zoho Sign
• Comunitatea Zoho: Zoho Sign si mail merge in Zoho CRM
• Comunitatea Zoho: semnarea comenzilor de vanzare cu Zoho Sign
• Comunitatea Zoho: Zoho Sign intr-un modul custom
• Comunitatea Zoho: Send with Zoho Sign nu porneste din CRM
• Integrately: Zoho CRM si Zoho Sign