Zoho Analytics pe datele din Zoho CRM: primul dashboard, pas cu pas

Zoho Analytics pe datele din Zoho CRM: primul dashboard se construieste in trei pasi. Un administrator conecteaza CRM-ul prin conectorul oficial si alege modulele, campurile si frecventa de sincronizare. Apoi porniti de la rapoartele gata facute si pastrati trei vizualizari pe care un manager le deschide saptamanal: pipeline pe etape, venit castigat pe luna si activitati pe responsabil.

Restul configurarii tine de disciplina datelor. Sincronizarea se opreste in trei cazuri: se schimba tipul unui camp in CRM, se sterg modulele sau campurile selectate ori utilizatorul care a configurat integrarea pierde accesul. Planul ales decide cat de proaspete sunt cifrele. Frecventa merge de la o sincronizare pe zi pe Basic pana la timp real pe Enterprise.

Acest ghid este primul dintr-un set de trei postari despre Zoho Analytics. Aici acoperim drumul de la conectare pana la un prim dashboard folosit de conducere. Urmatoarele doua postari din set merg mai departe de acest prim pas.

Advanced Analytics for Zoho CRM este integrarea prin care Zoho Analytics, platforma de analiza a datelor de la Zoho, preia datele din Zoho CRM. Integrarea le tine apoi sincronizate dupa un program ales de dumneavoastra. Zoho precizeaza ca integrarea vine cu peste 100 de rapoarte si dashboard-uri gata construite pe datele din CRM. Ele sunt un punct de plecare bun, nu un produs final.

Doar un administrator poate configura integrarea. Pagina de ajutor a conectorului Zoho CRM numeste rolurile acceptate: Account admin si Org admin. Daca persoana care se ocupa de raportare nu are unul dintre aceste roluri, planificati configurarea impreuna cu administratorul contului.

Termenii folositi in acest ghid

Trei termeni Zoho apar in tot restul textului:

• Raport: termenul Zoho pentru un grafic, un pivot, o vedere tabelara sau un rezumat.
• User: o persoana care se conecteaza la date, creeaza rapoarte si dashboard-uri si le partajeaza, in limita rolului primit.
• Viewer: o persoana care doar vede, filtreaza si exploreaza rapoartele partajate, fara sa poata crea sau partaja.

Diferenta dintre User si Viewer conteaza pentru manageri. Un director de vanzari care doar citeste dashboard-ul nu are nevoie de drepturi de creare. Drepturile de creare raman la cei care construiesc rapoartele.

Planul Zoho Analytics se alege dupa trei criterii: cati oameni creeaza rapoarte, cate randuri stocati si cat de des trebuie actualizate cifrele. Tabelul de mai jos aduna pagina de preturi, pagina de comparatie a planurilor si pagina conectorului Zoho CRM. Cifrele de utilizatori si randuri sunt praguri de pornire ale fiecarui plan.

Plan	Utilizatori	Randuri	Sincronizare CRM (pagina conectorului)	Reimprospatari pe zi (pagina de preturi)
Free	2	10.000	nementionat	1 (pagina de comparatie)
Basic	2	0,5 milioane	zilnic	1
Standard	5	1 milion	la 3, 6 sau 12 ore	8
Premium	15	5 milioane	la o ora	8
Enterprise	50	50 milioane	in timp real	24

Rapoartele si dashboard-urile sunt nelimitate pe toate planurile, deci numarul lor nu va limiteaza. Planul Free include 2 utilizatori, 10.000 de randuri si 5 spatii de lucru, suficient pentru a cunoaste interfata. Zoho ofera o perioada de proba de 15 zile, fara card.

Zoho Analytics se plateste lunar si poate fi schimbat sau anulat oricand. Puteti incepe pe Basic si urca atunci cand cresc echipa sau volumul de date.

Paginile Zoho dau cifre diferite pentru frecventa de sincronizare, asa ca planificati pe cifra mai mica. Pagina conectorului Zoho CRM listeaza optiunea Daily pe Basic. Pe Standard listeaza 3 Hours, 6 Hours si 12 Hours, pe Premium 1 Hour, iar pe Enterprise Real-time Sync. Pagina de preturi Zoho Analytics listeaza, pentru datele din aplicatii de business, 1, 8, 8 si 24 de reimprospatari pe zi, de la Basic la Enterprise.

Pe Basic si Standard cele doua pagini se potrivesc. Basic inseamna o data pe zi, iar Standard la trei ore, adica opt pe zi. Diferenta apare pe planurile mai mari. Pe Premium, sincronizarea orara ar insemna 24 de actualizari pe zi, dar pagina de preturi spune 8. Pe Enterprise, timpul real se opune celor 24 de reimprospatari pe zi.

Abordarea prudenta este simpla. Pe Premium presupuneti cel mult opt actualizari pe zi. Pe Enterprise presupuneti actualizari orare pana cand vedeti altceva in propriul cont. Verificati in fereastra de configurare a conectorului ce optiuni vi se ofera efectiv.

Pentru un dashboard de vanzari citit la sedinta de luni, sincronizarea zilnica este de obicei suficienta. Frecventa mare conteaza abia cand cineva ia decizii pe cifre in cursul aceleiasi zile.

Conectarea Zoho CRM la Zoho Analytics urmeaza aceeasi ordine indiferent de plan. Exemplul de mai jos presupune o firma pe planul Standard. Directorul ei de vanzari vrea cifrele actualizate de cateva ori pe zi.

1. Verificati rolul: persoana care configureaza are Account admin sau Org admin.
2. Alegeti Zoho CRM ca sursa de date in Zoho Analytics si autorizati accesul.
3. Selectati doar modulele si campurile de care are nevoie primul dashboard: oportunitatile, activitatile si responsabilii lor.
4. Alegeti frecventa; pe Standard, optiunea 3 Hours.
5. Asteptati prima sincronizare, apoi deschideti tab-ul Sync History si confirmati ca s-a incheiat fara erori.
6. Deschideti rapoartele gata construite si pastrati-le doar pe cele pe care le folositi.

Utilizatorul care configureaza integrarea conteaza pe termen lung. Daca acel cont pierde permisiunea la modulele selectate, sincronizarea se opreste. Folositi un cont de administrator stabil, nu contul unui angajat care poate pleca din firma.

Rapoartele sunt la fel de bune ca datele din spate. Daca etapele si campurile din Zoho CRM sunt inca in curs de configurare, terminati-le inainte de conectare. Altfel veti reface rapoartele de fiecare data cand se schimba un camp.

Un prim dashboard de vanzari util contine trei rapoarte. Fiecare raspunde la o intrebare pe care un manager o pune saptamanal.

Pipeline pe etape

Graficul cu bare arata cate o bara pe etapa, cu suma valorii oportunitatilor deschise. Managerul vede unde se aduna oportunitatile si unde se blocheaza. Adaugati filtre dupa responsabil si dupa data estimata de inchidere.

Venit castigat pe luna

Graficul pe luni este filtrat doar pe oportunitatile castigate si insumeaza valoarea lor. Raportul arata ritmul real al vanzarilor, nu intentiile din pipeline. Comparati lunile intre ele, nu cu obiectivul, pana cand datele istorice sunt complete.

Activitati pe responsabil

Pivotul pune responsabilii pe randuri si tipurile de activitate pe coloane: apeluri, intalniri si sarcini. Raportul arata efortul din spatele cifrelor de vanzari. Un responsabil cu pipeline mic si putine activitati cere o discutie diferita fata de unul cu multe activitati si putine castiguri.

Adaugati pe dashboard si Data Source Permalink, linkul catre tab-ul sursei de date. Linkul arata daca ultima sincronizare a reusit si cand urmeaza urmatoarea, deci cititorul stie cat de proaspete sunt cifrele. Dashboard-ul poate fi apoi integrat in Zoho CRM ca Web Tab. Aceasta functie este disponibila doar utilizatorilor cu drepturi de administrator in CRM.

Sincronizarea dintre Zoho CRM si Zoho Analytics esueaza in trei situatii descrise de Zoho. Toate pornesc din modificari facute in CRM, nu in Analytics:

• tipul de date al unui camp este schimbat in Zoho CRM;
• modulele sau campurile selectate pentru analiza sunt sterse in Zoho CRM;
• utilizatorul care a configurat integrarea nu mai are permisiunea de acces la module.

In oricare dintre aceste cazuri, sincronizarea se pune pe pauza. Primiti un email si o notificare in aplicatie cu motivul exact. Tab-ul Sync History pastreaza detaliile sincronizarilor din ultimele 45 de zile. Dialogul Audit History arata activitatile din ultimele 180 de zile.

La Svennis stabilim, inainte de conectare, lista campurilor folosite in rapoarte si regula ca orice schimbare de tip pe aceste campuri trece intai printr-o verificare a rapoartelor afectate. Cel mai des vedem sincronizari oprite dupa ce cineva transforma in CRM un camp text in lista de optiuni, fara sa stie ca un dashboard il foloseste.

O greseala mai grava este stergerea sursei de date pentru a o reface. Eliminarea sursei opreste sincronizarea si sterge toate tabelele, rapoartele si dashboard-urile asociate din spatiul de lucru. Reparati cauza in CRM in loc sa stergeti conexiunea.

Modelarea datelor in Zoho Analytics inseamna legarea corecta a tabelelor venite din Zoho CRM si din alte surse. Instrumentul de baza este relatia lookup, adica o legatura intre doua tabele pe o coloana comuna, cum ar fi un ID de client sau un email.

Zoho Analytics creeaza automat relatii lookup intre Zoho CRM si Zoho Books, Zoho Desk, Zoho Campaigns, Zoho Inventory, Zoho Subscriptions si Zoho Invoice. Dintre aplicatiile externe, creeaza automat legaturi doar cu Salesforce CRM si Zendesk. Orice alta sursa cere relatii create manual.

Query Tables sunt functia Zoho Analytics care combina date din mai multe tabele pentru rapoarte. Numarul lor este limitat pe plan: 3 pe Free, 25 pe Basic, 50 pe Standard, 100 pe Premium si 500 pe Enterprise. Primul dashboard de vanzari nu are nevoie de ele.

Limita de randuri a planului este suma tuturor randurilor din toate tabelele si din toate spatiile de lucru ale contului. Fiecare modul sincronizat adauga randuri. Un istoric lung de activitati poate umple rapid cele 0,5 milioane de randuri ale planului Basic. Ca ordin de marime, Zoho estimeaza ca un milion de randuri simple inseamna cel putin 1 GB de date. De aceea selectati doar modulele de care aveti nevoie acum.

Primul dashboard Zoho Analytics este folosit mai des daca ramane mic. Functiile de mai jos sunt utile, dar merita adaugate dupa ce managerii folosesc deja cele trei rapoarte de baza:

• Alertele de date: 10 active pe Standard, 30 pe Premium si 100 pe Enterprise, fara alerte pe Free si Basic.
• Ask Zia AI Agent, diagnosticele si recomandarile bazate pe un model de limbaj, disponibile doar pe Premium si Enterprise.
• Data Snapshots, adica inregistrari ale datelor unui raport la anumite momente, pentru urmarirea tendintelor.
• Rapoartele care leaga CRM de Zoho Books sau Zoho Desk prin relatiile lookup create automat.
• Code Studio si AutoML, disponibile doar pe Enterprise.

Regula practica este sa adaugati o functie noua doar cand un manager pune o intrebare pe care cele trei rapoarte nu o acopera. Altfel dashboard-ul se umple de grafice pe care nu le citeste nimeni. Un dashboard aglomerat ajunge ignorat la fel de repede ca un raport lipsa.

Pentru o companie din Romania, trei aspecte practice conteaza inainte de semnare: unde stau datele, cum se factureaza si cine ofera suport. Centrul de date se stabileste la inscriere. Zoho il alege dupa tara selectata la crearea contului, iar campul tarii este precompletat dupa adresa IP.

Pentru regiunea Europa, pagina Zoho despre centrele de date listeaza Amsterdam, Olanda, ca centru principal si Dublin, Irlanda, ca centru secundar. Verificati regiunea contului inainte de conectare. Verificarea conteaza mai ales daca cineva a creat contul in timpul unei calatorii sau printr-un VPN.

Preturile afisate de Zoho nu includ taxele locale, deci TVA se adauga peste ele. Plata anuala economiseste 20% fata de cea lunara. Suma exacta, in moneda afisata pentru contul dumneavoastra, o gasiti pe pagina de preturi. Suportul tehnic Zoho Analytics functioneaza 24x5, de luni pana vineri.

Calitatea rapoartelor depinde de datele de firma din CRM. Datele completate automat, de exemplu prin verificarea CUI la ANAF in Zoho CRM, dau rapoarte pe clienti mai curate. Daca evaluati mai multe aplicatii Zoho deodata, comparatia Zoho One sau Zoho CRM va ajuta sa alegeti pachetul.

Primul dashboard Zoho Analytics pe datele din Zoho CRM poate fi pornit in perioada de proba de 15 zile. Lista de mai jos rezuma ordinea recomandata in acest ghid:

1. Confirmati cine are rolul Account admin sau Org admin.
2. Verificati regiunea centrului de date a contului.
3. Porniti proba si conectati Zoho CRM doar cu modulele si campurile minime.
4. Alegeti frecventa de sincronizare dupa cifra prudenta a planului.
5. Construiti cele trei rapoarte si adaugati Data Source Permalink pe dashboard.
6. Stabiliti regula ca nicio schimbare de tip de camp in CRM nu se face fara verificarea rapoartelor.

Dupa doua sau trei sedinte in care managerii folosesc dashboard-ul, notati intrebarile ramase fara raspuns. Ele va spun ce raport adaugati urmatorul si daca planul ales mai este suficient. Daca doriti ca dashboard-ul sa fie construit de la inceput pe procesul dumneavoastra de vanzari, pagina Zoho Analytics in Romania, cu dashboard-uri BI si rapoarte descrie serviciile de implementare disponibile.

• Zoho CRM, Analytics Connector Help
• Pricing Plans, Zoho Analytics
• Pricing Plans Comparison, Zoho Analytics
• Know Your Datacenter, Zoho