Primele 14 zile cu Zoho People: structura intai, onboarding dupa
Primele 14 zile cu Zoho People: organigrama si onboarding se configureaza intr-o ordine fixa. Construiti intai structura organizatorica, departamentele si fisele angajatilor. Abia apoi configurati fluxurile de onboarding. Onboardingul citeste datele din fisa angajatului, de exemplu designatia si data angajarii. Daca aceste date lipsesc, fluxul porneste gresit sau nu porneste deloc.
Acest ghid este partea 1 dintr-o serie de trei despre Zoho People pentru angajatorii mici si mijlocii. Partea 1 acopera configurarea initiala. Partea 2 va trata concediile, prezenta si pontajul. Partea 3 va trata evaluarile de performanta, rapoartele HR si datele angajatilor in contextul GDPR.
Ghidul urmeaza un plan concret pentru o firma cu 20 de angajati. Fiecare pas numeste setarea exacta din Zoho People si calea din meniu, asa cum apar in documentatia Zoho. La final gasiti un tabel cu planul pe zile si pasii urmatori.
Organigrama si onboarding in Zoho People: definitiile de baza
Onboardingul in Zoho People este serviciul prin care configurati un proces de intampinare si adaugare a angajatilor noi in organizatie. Zoho il imparte in doua fluxuri distincte, fiecare cu rolul lui.
- Candidate Onboarding Flow este fluxul de pre-onboarding: candidatii selectati primesc o invitatie si isi completeaza singuri datele personale si profesionale.
- Employee Onboarding Flow este fluxul care ofera noului angajat o introducere completa in companie, de regula din ziua angajarii.
Structura organizatorica (Organization Structure) este functia care va permite sa tineti datele mai multor companii sau entitati juridice intr-un singur cont Zoho People. Ea are trei niveluri. Entitatea juridica (legal entity) este o companie operata independent, cu drepturi si obligatii proprii privind contracte, plati si litigii. Business unit-urile sunt unitatile operationale din interiorul unei entitati juridice. Diviziile sunt parti ale unui business unit, de obicei organizate pe locatie sau pe produs.
Un ultim termen apare des in acest ghid. Operations este spatiul de administrare din Zoho People in care administratorul gestioneaza onboardingul candidatilor si al angajatilor. Acolo lansati manual fluxurile si urmariti statusul fiecarei persoane.
Ziua 1: centrul de date UE si editia Zoho People, verificate inainte de orice import
Centrul de date se stabileste automat la crearea contului, dupa locatia determinata din adresa IP. Dupa creare, toate datele raman stocate exclusiv in acel centru de date. Ele nu se muta in functie de locul din care accesati contul. Pentru o firma din Romania, verificati ca adresa contului este people.zoho.eu, adica centrul de date UE.
O mutare ulterioara este posibila, dar costisitoare. Cererea se trimite prin email la migrations@zohoaccounts.com. Conform documentatiei Zoho, nu se migreaza datele din Feeds, fisierele incarcate prin WorkDrive, Blueprint-urile si istoricul aprobarilor. Linkurile formularelor web si conexiunile Zoho din Developer Space se pierd, iar portalul Kiosk se recreeaza de la zero.
Toate integrarile trebuie reconfigurate dupa o migrare. De aceea, verificati centrul de date in prima zi, cat contul este inca gol.
Editia si licentele
Zoho People are o editie gratuita pentru cel mult 5 utilizatori. Editiile platite sunt Essential HR, Professional, Premium si Enterprise, fiecare cu minimum 5 utilizatori. Enterprise adauga peste Premium un HR help desk, un sistem de invatare si un sandbox pentru teste. Perioada de proba dureaza 30 de zile, dupa care contul trece pe planul Free.
Facturarea anuala economiseste peste 20% fata de cea lunara. Licentele se aplica doar utilizatorilor activi. Tarifele actuale pe editie le gasiti pe pagina de preturi Zoho People.
Zilele 2-4: structura organizatorica pe entitate juridica, business unit si divizie
Structura organizatorica se activeaza din Settings > Manage Accounts > Organization Setup > Organization Structure > Configuration. Entitatea juridica este nivelul cel mai inalt. Un cont poate avea mai multe entitati juridice, de exemplu mai multe firme sub aceeasi companie-mama. Sub fiecare entitate creati business unit-uri, iar sub fiecare business unit creati divizii.
Denumirile nivelurilor se pot edita. Zoho da exemplul redenumirii lui Legal entity in Company. O firma romaneasca poate folosi termenii cu care lucreaza deja echipa, de exemplu "Firma" in loc de Legal entity. Denumirile clare reduc greselile la adaugarea angajatilor.
Departamentele sunt separate de structura
Departamentele din Zoho People functioneaza independent de structura organizatorica. Un departament nu poate fi atasat unei entitati, unui business unit sau unei divizii. Planificati deci departamentele ca pe o lista separata, de exemplu Vanzari, Logistica si Administrativ.
Relatiile de raportare nu sunt limitate de structura. Un angajat dintr-o entitate poate raporta unui manager din alta entitate. Aprobatorul cererilor este, de asemenea, independent de companie, divizie sau entitate. Aceasta flexibilitate va permite sa desenati organigrama reala, nu doar pe cea juridica. Detaliile complete sunt in ghidul Zoho despre Organization Structure.
Mai multe firme in Zoho People: Organization Structure sau Multi-Organization
Pentru un grup de firme care colaboreaza, Organization Structure este de regula alegerea potrivita. Toate firmele stau intr-un singur cont, cu o singura adresa URL si o singura licenta. Managerii pot conduce oameni din mai multe firme, iar rapoartele acopera tot grupul.
Multi-Organization este varianta pentru firme complet independente, fiecare cu propriile date, adresa si setari. Fiecare organizatie primeste propria adresa Zoho People, de forma companyA.zohopeople.com. Fiecare are nevoie de un abonament si de licente separate. Raportarea intre organizatii nu este permisa, deoarece fiecare are ierarhia ei izolata.
Criteriul practic este simplu. Daca un angajat al unei firme poate raporta cuiva din alta firma a grupului, alegeti Organization Structure. Daca firmele nu trebuie sa vada nimic una de la alta, alegeti Multi-Organization.
Structura aleasa conteaza si pentru salarizare. Documentatia Zoho despre integrarile de salarizare precizeaza ca doar doua dintre integrarile listate suporta functia Organization Structure. Pentru firmele din Romania, salarizarea ramane oricum in afara Zoho People, dupa cum explica sectiunea despre Romania din acest ghid.
Zilele 5-7: angajatii, designatiile si data angajarii in fisa fiecarui om
Fisele angajatilor sunt fundatia pe care ruleaza onboardingul. Adaugati angajatii existenti direct in Zoho People si completati pentru fiecare entitatea, departamentul, managerul si designatia. Pentru angajatii noi, data angajarii este obligatorie. Fara ea, procesul de onboarding nu poate fi declansat.
Designatia decide ce flux de onboarding primeste fiecare om. Daca designatia este definita, porneste procesul de onboarding asociat ei. Daca nu este definita, porneste procesul configurat pentru toti angajatii. O designatie lipsa nu opreste deci fluxul, ci il inlocuieste cu varianta generica.
La Svennis construim intai structura, departamentele si designatiile, si abia apoi fluxurile de onboarding. Cand ordinea este inversata, vedem la clienti angajati noi care primesc fluxul generic in locul celui pentru rolul lor, iar fluxurile trebuie refacute dupa ce fisele sunt corectate.
Verificati la final ce vad angajatii. In Zoho People 5.0, pagina de start este Home > Dashboard. Spatiul personal al angajatului este Home > My Space > Overview, care inlocuieste pagina Self Service din versiunea 4.0. Intrati cu un cont de test si confirmati ca datele apar corect.
Zilele 8-10: fluxul de onboarding pentru candidati, cu oferta si semnatura electronica
Fluxul de onboarding pentru candidati colecteaza datele si documentele inainte de prima zi de lucru. Zoho People va permite sa construiti un portal pentru noii angajati. Candidatii primesc un link accesibil din exterior, prin care completeaza formulare personalizabile. Ei isi introduc datele personale, profesionale si de studii.
Prin acelasi flux trimiteti documentele pe care doriti sa le semneze candidatul inainte de angajare. Documentatia Zoho enumera, printre altele, oferta de angajare, termenii angajarii si acordul de confidentialitate (NDA). Zoho include si o autorizare pentru verificarea antecedentelor. In Romania insa, informatiile cerute candidatului pot servi doar la aprecierea capacitatii de a ocupa postul si a aptitudinilor profesionale (art. 29 alin. (3) din Codul muncii).
Datele privind cazierul se pot prelucra numai unde o lege o permite. Stabiliti deci formularul de verificare a antecedentelor impreuna cu juristul dumneavoastra.
Administratorul trimite invitatiile, trimite fisiere la semnare electronica si completeaza listele de verificare. La nevoie, adauga formulare personalizate si seteaza permisiunile. Dupa finalizarea onboardingului, administratorul converteste candidatul in angajat. La conversie, candidatul devine utilizator in Zoho People.
Pre-onboardingul este optional. Puteti adauga angajatii direct in Zoho People si declansa doar onboardingul de angajat, la data angajarii. Pentru o firma mica cu angajari rare, aceasta varianta este adesea suficienta la inceput. Fluxul pentru candidati se poate adauga mai tarziu, cand volumul de angajari creste.
Zilele 11-13: fluxul de onboarding pentru angajati si pornirea automata la data angajarii
Fluxul de onboarding pentru angajati introduce noul coleg in companie din prima zi. El include documentele si politicile care trebuie citite si acceptate, prezentarea colegilor de echipa si o privire asupra obiectivelor si instruirilor necesare. Anuntul Zoho despre onboarding mentioneaza si video-uri despre valorile companiei. Tot acolo, managerii pot seta obiective pentru noii angajati. Construiti fluxuri separate pe designatii, deoarece Zoho permite fluxuri si liste de verificare specifice rolului.
Pornire automata sau manuala
Pornirea automata se activeaza din Settings > Flow > Employee Onboarding > Preferences, prin optiunea Automatically initiate onboarding process. Cu ea activa, onboardingul porneste singur la data angajarii. Pentru pornire manuala, mergeti la Operations > Employee Information > Employees si selectati angajatii. Pasii sunt descrisi in ghidul Zoho pentru declansarea onboardingului.
Dupa declansare, angajatul primeste o invitatie pe email si trebuie sa se autentifice in Zoho People pentru a finaliza onboardingul. Daca activati Restrict access to Services in setarile de onboarding, angajatul nu poate folosi celelalte servicii pana nu termina. Urmariti apoi statusul in Employee Onboarding Reports. Sabloanele de notificare se personalizeaza din zona de automatizare a serviciului de onboarding.
Exemplu: planul de 14 zile pentru o firma cu 20 de angajati
Exemplul de mai jos este o firma de distributie cu 20 de angajati si o singura entitate juridica. Firma are doua business unit-uri, Vanzari si Operatiuni. Operatiuni are doua divizii pe locatie, Bucuresti si Cluj. Departamentele sunt definite separat, iar designatiile folosite sunt "Agent vanzari" si "Operator depozit".
Tabelul arata ce faceti in fiecare interval si unde gasiti setarea in Zoho People:
| Zile | Ce faceti | Unde in Zoho People |
|---|---|---|
| 1 | Verificati centrul de date UE si alegeti editia | Adresa people.zoho.eu; pagina de preturi |
| 2-4 | Activati structura, redenumiti nivelurile, creati entitatea, business unit-urile si diviziile | Settings > Manage Accounts > Organization Setup > Organization Structure > Configuration |
| 2-4 | Creati departamentele ca lista separata | Departamentele nu se ataseaza structurii |
| 5-7 | Adaugati cei 20 de angajati cu manager, designatie si data angajarii | Fisele angajatilor; verificare in Home > My Space > Overview |
| 8-10 | Configurati pre-onboardingul: oferta, NDA, semnatura electronica | Candidate Onboarding Flow |
| 11-13 | Configurati fluxurile pe designatii si pornirea automata | Settings > Flow > Employee Onboarding > Preferences |
| 14 | Testati cu un angajat fictiv si verificati statusul | Operations > Employee Information > Employees; Employee Onboarding Reports |
In ziua 14, creati un angajat de test cu designatia "Operator depozit" si data angajarii in ziua curenta. Confirmati ca a pornit fluxul pentru operatori, nu cel generic. Verificati si sosirea invitatiei pe email. Apoi dezactivati angajatul de test, ca licenta lui sa poata fi folosita pentru altcineva.
Ce inseamna pentru o firma din Romania: date in UE, salarizarea in afara Zoho People
Pentru o firma din Romania, doua lucruri conteaza din prima zi: unde stau datele si cine calculeaza salariile. Datele stau in centrul de date ales la crearea contului. Verificarea adresei people.zoho.eu evita o migrare ulterioara cu pierderi de configurare.
Zoho Payroll nu acopera Romania, asa ca salarizarea ramane la furnizorul dumneavoastra de salarizare sau la contabil. Paginile Zoho nu spun acelasi lucru despre regiuni. Site-ul Zoho Payroll listeaza editii pentru GCC, Canada, India si SUA. Pagina de integrari Zoho People listeaza integrarea Zoho Payroll doar pentru India, Arabia Saudita si Emiratele Arabe Unite. Niciuna dintre cele doua pagini nu mentioneaza Romania.
Zoho recomanda trecerea la o solutie de salarizare suportata, pentru o integrare fara intreruperi. Pentru o firma romaneasca, recomandarea are putina aplicare practica. Zoho People ramane deci sursa datelor despre angajati, iar calculul salariilor se face in afara lui. Daca tineti contabilitatea in Zoho Books, inregistrarea automata a salariilor in jurnale depinde tot de Zoho Payroll. Prin urmare, ea nu se aplica aici.
Datele colectate prin pre-onboarding sunt date personale ale unor persoane care inca nu sunt angajati. Inainte de a trimite prima invitatie, includeti in portal informarea prevazuta la art. 13 din GDPR. Informarea cuprinde, printre altele, identitatea firmei si datele de contact ale responsabilului cu protectia datelor, daca exista. Ea cuprinde si scopul si temeiul prelucrarii, destinatarii datelor, eventualele transferuri in afara UE si durata de stocare. Candidatul afla, de asemenea, ce drepturi are, ca poate depune plangere la ANSPDCP si daca furnizarea datelor este obligatorie.
Partea 3 a seriei va trata pe larg datele angajatilor si GDPR. Tot acolo vor fi discutate rapoartele avansate, care cer un abonament activ la Zoho Analytics.
Pasii urmatori dupa primele 14 zile cu Zoho People
Dupa cele 14 zile aveti o structura corecta, fise complete si fluxuri de onboarding testate. Urmatorii pasi practici sunt acestia:
- Treceti prin Employee Onboarding Reports la fiecare angajare noua, in prima saptamana a angajatului.
- Completati designatiile lipsa, ca niciun angajat nou sa nu primeasca fluxul generic din greseala.
- Decideti daca activati Restrict access to Services, dupa cat de strict vreti sa fie parcurs onboardingul.
- Pregatiti configurarea concediilor, prezentei si pontajului, subiectul partii 2 din serie.
Daca evaluati Zoho People ca parte dintr-o suita mai larga, ghidul ce este Zoho si ce aplicatii contine va ajuta sa vedeti unde se incadreaza. Pentru functiile produsului si pentru implementarea in compania dumneavoastra, consultati pagina Svennis despre Zoho People.
