Portalul clientilor si partenerilor in Zoho CRM: ce este si ce permite
Portalul clientilor si partenerilor in Zoho CRM este un acces controlat la CRM pentru persoane din afara firmei: clienti, parteneri si furnizori. Acestia vad si modifica doar datele care ii privesc. Il configurati in patru pasi: alegeti grupurile de utilizatori, stabiliti modulele si campurile expuse, setati permisiunile fiecarui grup si trimiteti invitatiile.
Zoho descrie portalurile ca pe un mod prin care administratorii extind accesul la CRM catre contacte, furnizori sau parteneri si catre module personalizate. Utilizatorul portalului nu este un utilizator CRM obisnuit. El primeste o invitatie, isi seteaza datele de autentificare si lucreaza apoi doar cu datele relevante pentru el.
Pagina Zoho despre portalurile self-service din Zoho CRM enumera ce pot face acesti utilizatori:
- clientii vad produsele si serviciile dumneavoastra si plaseaza comenzi;
- inregistrarile pot fi afisate ca un catalog electronic, cu imagini, etichete si coduri de culoare;
- furnizorii primesc o vedere consolidata a comenzilor de vanzare la care sunt asociati;
- partenerii isi acceseaza lead-urile si isi tin la zi datele de contact ale conturilor.
Acest ghid arata cum alegeti ce expuneti, cum setati permisiunile si cand un portal construit separat in Zoho Creator este alegerea mai buna.
Cine poate crea portalul si in ce editii Zoho CRM functioneaza
Portalul il poate crea doar un utilizator cu permisiunea Manage Portal Profile, conform documentatiei Zoho CRM despre configurarea portalurilor. Aceeasi permisiune ii da dreptul sa invite clienti. Verificati in profilul administratorului ca permisiunea este activa inainte sa planificati configurarea.
Portalul poate fi incercat in perioada de proba. Utilizatorii editiilor Enterprise si Ultimate in trial il pot configura si folosi pe durata celor 30 de zile de proba. In trial, grupul de utilizatori Contacts, definit de sistem, accepta cel mult 10 utilizatori. Este suficient pentru un test intern, nu pentru o lansare.
Doua reguli cer atentie inainte de primul clic:
- daca dupa trial treceti la editia Free, detaliile portalului se sterg dupa 30 de zile;
- odata configurat, portalul nu mai poate fi sters.
A doua regula schimba ordinea de lucru. Decideti mai intai pe hartie ce grupuri, module si campuri expuneti. Abia apoi configurati portalul in contul de productie. O configurare facuta de proba direct in productie ramane acolo.
Grupurile de utilizatori ai portalului: maximum cinci, primul de tip client
Un grup de utilizatori ai portalului este o categorie de persoane externe care primesc acelasi acces, de exemplu toti clientii sau toti partenerii. Zoho CRM permite cel mult cinci astfel de grupuri. Grupurile se construiesc pe modulele Leads, Contacts, Vendors si pe module personalizate.
Primul grup configurat trebuie sa fie un grup de clienti. Abia dupa el adaugati parteneri, furnizori sau alte tipuri de relatii. Recomandam ca primul grup sa se sprijine pe modulul Contacts, care tine persoanele de contact ale clientilor.
Limita de cinci grupuri impune o regula simpla: un grup pentru fiecare tip de relatie, nu pentru fiecare companie. Diferentele dintre clientii aceluiasi tip se rezolva prin date, nu prin grupuri noi. Daca aveti nevoie de mai mult de cinci tipuri de acces, aveti un prim semnal ca portalul CRM poate deveni ingust.
Pana la 1.000 de utilizatori, insumati pe toate grupurile, invitatiile sunt gratuite. Limita se aplica pe total, nu pe grup. Un grup mare de clienti consuma deci din acelasi plafon ca partenerii si furnizorii.
Modulul principal si modulele asociate stabilesc ce date vede fiecare grup
Modulul principal este modulul care contine datele personale ale grupului, adica ale persoanelor autorizate sa intre in portal. Pentru un grup de clienti, acesta poate fi Contacts. Pentru furnizori, poate fi Vendors. In modulul principal, utilizatorii portalului pot vedea, crea, modifica si sterge inregistrari, in limita permisiunilor primite.
Modulele asociate sunt modulele cu informatii tranzactionale legate de inregistrarea din modulul principal. Legatura exista prin tranzactiile facute: comenzile unui client, lead-urile aduse de un partener, comenzile de vanzare in care apare un furnizor. Asa ajunge utilizatorul portalului la datele care il privesc, pornind de la propria inregistrare.
Alegerea modulelor asociate este decizia cea mai importanta din configurarea portalului. Fiecare modul asociat adaugat inseamna campuri noi de verificat inainte de lansare. Porniti de la intrebarea "ce trebuie sa faca aceasta persoana fara sa ne sune?" si expuneti doar modulele care raspund la ea.
Pentru un catalog de produse, modulul Products este candidatul evident. Pentru parteneri, modulul Leads le arata lead-urile aduse. Pentru furnizori, comenzile de vanzare ofera vederea consolidata descrisa de Zoho.
Permisiunile portalului pe module si campuri, si limitele lor
Permisiunile portalului Zoho CRM se seteaza pe grup, pe fiecare modul si, unde conteaza, pe fiecare camp. La nivel de modul, alegeti daca grupul poate vedea, crea, modifica sau sterge inregistrari. Pentru inregistrarile adaugate de echipa dumneavoastra exista o permisiune separata.
Edit (shared): modificarea inregistrarilor create de echipa
Permisiunea Edit (shared) permite utilizatorilor portalului sa modifice inregistrari adaugate in modul de utilizatorii CRM. Acordati-o doar unde persoana externa trebuie sa corecteze date introduse de echipa, de exemplu datele de contact.
Pretul produselor depinde de campul Unit price
Utilizatorii portalului vad pretul unui produs doar daca au permisiune de vizualizare pentru campul Unit price din modulul Products. Daca un grup nu trebuie sa vada preturi, lasati acest camp fara permisiune pentru grupul respectiv.
Proprietarul inregistrarii ramane un utilizator CRM
Un utilizator al portalului nu poate fi setat ca proprietar al unei inregistrari, nici atunci cand a creat-o el. Decideti dinainte cine din echipa preia inregistrarile create din portal.
Nu orice permisiune este editabila
Pe forumul comunitatii Zoho, la subiectul despre programari din portal, un utilizator in trial Enterprise a raportat ca nu vedea optiunea de a crea o programare. Permisiunea relevanta era setata pe vizualizare si nu putea fi modificata. Testati fiecare actiune inainte sa o promiteti clientilor.
Datele care nu trebuie expuse niciodata in portalul Zoho CRM
Datele care nu trebuie expuse niciodata in portalul Zoho CRM sunt cele scrise pentru uz intern. Aici intra notele echipei de vanzari, marjele, discounturile acordate altor clienti, evaluarile de risc si orice camp despre alti clienti. Portalul arata date unei persoane din afara firmei. Orice camp vizibil trebuie sa poata fi citit de acea persoana fara risc pentru dumneavoastra.
Trei zone cer atentie speciala:
- campurile de text liber, unde colegii scriu observatii pe care nu le-ar spune clientului;
- preturile si costurile, adica Unit price din Products si orice camp personalizat cu marje sau preturi de achizitie;
- modulele asociate comune, cum sunt comenzile de vanzare vazute de furnizori, unde pot aparea preturile catre clientul final.
Verificarea se face din perspectiva utilizatorului portalului, nu din ecranul de setari. Pe forumul Zoho, intr-o cerere despre accesul la portalul clientilor, un utilizator Zoho Books a scris ca, fara sa vada ce vede clientul, echipa nu il poate ghida cand suna.
La Svennis, inainte de prima invitatie reala, intram in portal cu un cont de test din fiecare grup si parcurgem fiecare modul si fiecare camp vizibil. Lista campurilor ascunse o aproba apoi persoana care raspunde de relatia cu clientii.
Exemplu lucrat: portal pentru clienti, parteneri si furnizori la un distribuitor
Exemplul de mai jos descrie un distribuitor de echipamente care deschide portalul Zoho CRM pentru trei tipuri de relatii. Firma este ipotetica. Numele modulelor, permisiunilor si campurilor sunt cele din documentatia Zoho CRM. Cele trei grupuri raman sub limita de cinci, iar primul este grupul de clienti.
| Grup | Modul principal | Module asociate | Ce poate face | Ce ramane ascuns |
|---|---|---|---|---|
| Clienti | Contacts | Products, Sales Orders | Vede catalogul, plaseaza comenzi, vede preturile prin Unit price | Note interne, marje, discounturi |
| Parteneri | Modul personalizat Parteneri | Leads | Vede lead-urile aduse, corecteaza datele de contact cu Edit (shared) | Evaluari interne, proprietarul, lead-urile altor parteneri |
| Furnizori | Vendors | Sales Orders | Vede comenzile in care apare si statusul lor | Unit price, campurile cu pret catre client si marja |
Doua decizii din tabel merita explicate. Partenerii primesc Edit (shared) pe datele de contact, pentru ca echipa le introduce, dar partenerii le cunosc mai bine. Furnizorii nu primesc permisiune pe Unit price, pentru ca pretul de vanzare nu ii priveste.
Lead-urile create de parteneri au ca proprietar un utilizator CRM, fiindca un utilizator al portalului nu poate fi proprietar. In exemplu, firma decide ca managerul de parteneri preia aceste lead-uri.
Invitatiile in portal expira in 7 zile si se trimit pe email
Invitatiile in portalul Zoho CRM sunt valabile doar 7 zile. Dupa ce invitatul isi seteaza datele de autentificare, se poate conecta si lucra cu datele sale. O invitatie expirata nu mai poate fi folosita, asa ca anuntati clientii inainte ca emailul sa ajunga.
Preferinta de invitare si trimiterea invitatiilor pe numar de telefon sunt disponibile, deocamdata, doar pentru firmele inregistrate in India. Acolo, SMS-ul de invitatie trebuie trimis printr-un Sender ID indian inregistrat in DLT, un sistem impus de autoritatea de telecomunicatii din India. Pentru o firma din Romania, invitatia pleaca pe email.
Ordinea recomandata pentru invitatii este urmatoarea:
- Testati portalul cu conturi interne din fiecare grup.
- Invitati un grup mic de clienti cunoscuti si cereti-le parerea in prima saptamana.
- Corectati campurile si permisiunile semnalate.
- Extindeti invitatiile pe grupuri si urmariti cate raman neacceptate dupa 7 zile.
Costul portalului: gratuit pana la 1.000 de utilizatori, apoi tarif pe utilizator
Portalul Zoho CRM este gratuit pentru primii 1.000 de utilizatori, insumati pe toate grupurile. Peste acest prag, Zoho taxeaza fiecare utilizator, cu un tarif care scade pe masura ce numarul creste. Valorile de mai jos provin din exemplul de calcul publicat de Zoho, in dolari americani.
| Interval de utilizatori | Tarif pe utilizator | Cost pentru intervalul complet |
|---|---|---|
| 1 - 1.000 | gratuit | 0 USD |
| 1.001 - 2.000 | 3 USD | 3.000 USD |
| 2.001 - 11.000 | 2 USD | 18.000 USD |
| peste 11.000 | 1 USD | dupa numarul de utilizatori |
Pentru 5.000 de utilizatori, Zoho calculeaza un cost lunar de 9.000 USD. Primii 1.000 sunt gratuiti, urmatorii 1.000 costa 3.000 USD, iar ultimii 3.000 costa 6.000 USD. Tarifele sunt exprimate in dolari, deci bugetul in lei variaza cu cursul.
Calculul conteaza mai ales cand portalul tinteste un numar mare de clienti. Pentru cateva sute de parteneri sau furnizori, portalul ramane in zona gratuita.
Cand merita un portal construit in Zoho Creator in locul portalului CRM
Un portal construit in Zoho Creator merita atunci cand portalul CRM nu poate acoperi procesul, nu doar cand pare mai flexibil. Portalul CRM lucreaza direct pe datele, modulele si permisiunile pe care le folositi deja. O aplicatie separata inseamna proiectare, dezvoltare si intretinere, platite si dupa lansare.
Semnalele concrete ca portalul CRM devine ingust sunt acestea:
- aveti nevoie de mai mult de cinci tipuri de acces, limita grupurilor de utilizatori;
- actiunea promisa clientilor depinde de o permisiune pe care portalul o tine fixa pe vizualizare, ca in cazul programarilor raportat pe forumul Zoho;
- utilizatorii externi parcurg un flux cu mai multi pasi si ecrane proprii, nu doar vad si editeaza inregistrari;
- numarul de utilizatori face din tariful pe utilizator o linie importanta de buget.
Pentru ultimul caz, comparati costul calculat dupa tabelul Zoho cu oferta pentru o aplicatie Creator, pe trei ani. Pe partea de administrare, Zoho a anuntat o extindere a tabului Users din Zoho Creator, pentru guvernanta, securitate si gestionarea utilizatorilor. Cereti o demonstratie a acestor setari inainte de decizie.
Daca nevoia reala sunt facturile si platile, Zoho Books are propriul portal pentru clienti. Intrebarile frecvente despre portalul Zoho Books trateaza plata facturilor din portal, plata in bloc si moneda afisata in tranzactiile multi-valuta. Daca ajungeti la mai multe aplicatii Zoho, comparatia Zoho One vs Zoho CRM va ajuta sa alegeti abonamentul.
Portalul Zoho CRM pentru o companie din Romania: ce trebuie stiut
Pentru o companie din Romania, portalul Zoho CRM functioneaza la fel ca oriunde, cu trei diferente practice. Invitatiile pleaca pe email, pentru ca invitarea pe telefon este disponibila doar firmelor inregistrate in India. Tarifele peste pragul gratuit sunt in dolari. Daca vreti ca clientii sa vada facturi, analizati separat portalul din Zoho Books.
Inainte sa invitati parteneri sau furnizori, verificati ca firmele lor sunt corect inregistrate in CRM. Extensia ANAF pentru Zoho CRM verifica CUI-ul si datele firmei, asa ca portalul porneste de la conturi curate.
Unele industrii au un caz de utilizare evident. Intr-un CRM pentru imobiliare, partenerii care aduc cumparatori pot urmari in portal lead-urile trimise. Intr-un CRM pentru ecommerce, catalogul electronic cu imagini si etichete poate deservi clientii B2B care comanda recurent.
Datele vazute in portal sunt adesea date personale ale persoanelor de contact. Tratati lista campurilor expuse ca pe o decizie de protectia datelor. Expuneti doar ce serveste relatiei si notati de ce ati ales fiecare camp.
Pasii urmatori pentru configurarea portalului, in ordine
Configurarea portalului Zoho CRM urmeaza ordinea de mai jos, cu o verificare la fiecare pas inainte de urmatorul.
| Pas | Ce faceti | Ce verificati |
|---|---|---|
| 1. Planificare | Scrieti grupurile, modulele principale, modulele asociate si campurile expuse | Cel mult cinci grupuri, primul de clienti |
| 2. Acces | Confirmati permisiunea Manage Portal Profile | Portalul nu se mai poate sterge dupa configurare |
| 3. Test | Configurati portalul si intrati cu conturi de test | In trial, cel mult 10 utilizatori in grupul Contacts |
| 4. Permisiuni | Setati permisiunile pe module si campuri | Unit price, Edit (shared), proprietarul inregistrarilor |
| 5. Pilot | Invitati cativa clienti cunoscuti | Invitatiile expira in 7 zile |
| 6. Extindere | Invitati restul grupurilor | Pragul de 1.000 de utilizatori gratuiti |
Primul lucru concret este pasul 1: un document cu grupurile si campurile, aprobat de cei care raspund de clienti si parteneri. Pentru o discutie despre portalul din contul dumneavoastra, porniti de la pagina Zoho CRM in Romania.
