Pontaj pe proiecte si facturarea orelor in Zoho Projects, pe scurt
Pontajul pe proiecte si facturarea orelor in Zoho Projects urmeaza un traseu in trei pasi. Echipa inregistreaza ore pe sarcini, managerul aproba pontajele, iar doar orele facturabile si aprobate trec in aplicatia de facturare. Pontajul pe proiecte este inregistrarea timpului lucrat de fiecare persoana pe o sarcina dintr-un proiect, marcata ca facturabila sau nefacturabila.
Zoho Projects este platforma online de management al proiectelor din suita Zoho. Aplicatia este prezentata pe larg pe pagina Zoho Projects de pe svennis.ro. Pentru facturare, Zoho descrie doua legaturi: o integrare incorporata cu Zoho Invoice si o integrare cu Zoho Billing, documentata detaliat in centrul de ajutor.
Majoritatea orelor care lipsesc de pe facturi nu se pierd in pontaj, ci la granita dintre aplicatii. Un proiect fara client principal, un consultant care nu exista ca utilizator in Zoho Billing sau un pontaj neaprobat opresc orele inainte de factura. Ghidul de fata trece prin configurare, printr-un exemplu lucrat si printr-o lista de verificare a acestor greseli.
Ore facturabile si nefacturabile in modulul de pontaj Zoho Projects
Modulul de pontaj din Zoho Projects inregistreaza atat ore facturabile, cat si ore nefacturabile, fie manual, fie cu cronometre. Informatia apare pe pagina de produs Zoho Projects. O ora facturabila este timpul pe care il refacturati clientului. O ora nefacturabila este timp intern, de exemplu o sedinta de planificare, care ramane in evidenta, dar nu ajunge pe factura.
Pontajul se leaga de sarcini, iar sarcinile apartin unui proiect. In definitia Zoho, un proiect este o serie de sarcini care trebuie finalizate intr-un timp stabilit pentru a obtine rezultatul planificat. Integrarea cu Zoho Billing sincronizeaza si bugurile, nu doar sarcinile. Structura proiectului trebuie deci gandita cu ambele in minte.
Manual sau cu cronometru
Inregistrarea manuala se potriveste persoanelor care completeaza pontajul la final de zi. Cronometrul se potriveste celor care trec des de la o sarcina la alta si uita durata exacta. Alegerea tine de obiceiul echipei, nu de facturare: important este ca marcajul facturabil sa fie corect la fiecare inregistrare.
Marcajul gresit are efecte directe asupra facturii. O ora facturabila marcata nefacturabila nu va fi preluata, deoarece integrarea aduce doar pontajele facturabile si aprobate. Invers, o sedinta interna marcata facturabila poate ajunge pe factura clientului.
Rutele spre factura: Zoho Invoice, Zoho Billing si legatura cu Zoho Books
Zoho documenteaza doua rute prin care orele din Zoho Projects ajung la facturare. Pagina produsului spune ca integrarea incorporata cu Zoho Invoice genereaza automat facturi din pontaje. Centrul de ajutor Zoho Billing descrie separat integrarea cu Zoho Projects, cu setarile si conditiile ei.
Ruta prin Zoho Billing este cea pe care se sprijina restul ghidului, pentru ca este documentata in detaliu. Dupa conectare, proiectele cu clientii lor principali, sarcinile, bugurile, pontajele si utilizatorii se sincronizeaza in Zoho Billing. Toate devin disponibile in modulul Time Tracking, conform documentatiei Zoho Billing despre integrarea cu Zoho Projects.
Daca facturile se emit din Zoho Books
Pentru Zoho Books, documentatia Zoho Billing mentioneaza o conditie clara. Contul Zoho Billing poate fi deja conectat la alte aplicatii Zoho Finance, cum ar fi Zoho Books sau Zoho Expense. In acest caz, cel care configureaza integrarea trebuie sa fie admin si in acea organizatie. Sursele acestui ghid nu descriu pasii legaturii dintre Zoho Billing si Zoho Books.
Stabiliti deci de la inceput din ce aplicatie se emit facturile clientilor. Daca raspunsul este Zoho Books, confirmati cu cel care administreaza contabilitatea cum este conectata organizatia de facturare. Faceti acest lucru inainte de prima sincronizare, nu dupa.
Drepturi si planuri necesare inainte de integrarea cu Zoho Billing
Integrarea Zoho Projects cu Zoho Billing poate fi configurata doar de o persoana care indeplineste simultan mai multe conditii de acces. Lista de mai jos reia conditiile din documentatia Zoho Billing:
- este admin in organizatia Zoho Billing;
- este proprietarul portalului Zoho Projects, nu doar un utilizator cu drepturi largi;
- este admin si in organizatia Zoho Books sau Zoho Expense, daca Zoho Billing este deja conectat la ele;
- organizatia foloseste planul Standard, Premium sau Enterprise al Zoho Billing, planurile pe care este disponibila integrarea.
Portalul Zoho Projects este spatiul de lucru al organizatiei in aplicatie. Conditia de proprietar al portalului poate bloca configurarea. Daca portalul a fost creat de un fondator, iar facturarea o gestioneaza contabilul, niciunul nu poate finaliza singur integrarea.
Planificati o sesiune comuna cu ambele persoane sau clarificati rolurile inainte de inceput. Astfel nu opriti configurarea la jumatate si nu lasati o sincronizare pornita partial.
Ce sincronizeaza integrarea: clienti principali, pontaje aprobate si utilizatori
Integrarea Zoho Projects cu Zoho Billing nu preia tot ce exista in portal, ci aplica mai multe filtre. Fiecare filtru explica o categorie de ore care pot lipsi la facturare.
Doar proiectele cu client principal
Din Zoho Projects sunt preluate numai proiectele asociate cu clientul principal. Clientul principal este clientul legat de proiect, cel caruia ii facturati orele. Un proiect intern sau unul creat in graba, fara client, ramane in afara sincronizarii.
Doar pontajele facturabile si aprobate
Modulul Timesheet aduce in Zoho Billing pontajele care sunt in acelasi timp facturabile si aprobate. Aprobarea devine astfel o etapa obligatorie a facturarii. Stabiliti clar cine aproba si pana la ce data, altfel orele asteapta in Zoho Projects.
Utilizatorii care nu exista in Zoho Billing
Utilizatorii din Zoho Projects care nu fac parte din Zoho Billing sunt preluati ca Inactive Timesheet Staff Users. Verificati lista acestor utilizatori dupa prima sincronizare. Ea arata rapid cine ponteaza fara sa aiba cont in aplicatia de facturare.
Prioritatea datelor din Zoho CRM si campurile personalizate
Portalul poate fi deja sincronizat cu Zoho CRM. In acest caz, detaliile de proiect si de client venite din CRM au prioritate la sincronizarea cu Zoho Billing. Campurile personalizate pot fi mapate intre Zoho Billing si Zoho Projects doar daca au acelasi tip de date.
Exemplu lucrat: o ora pontata pe sarcina, pana in modulul Time Tracking
Exemplul urmareste o firma de consultanta care factureaza orele unui client, numit aici Client Exemplu SRL. Clientul exista deja in Zoho Billing, iar firma conecteaza acum Zoho Projects. Pasii folosesc denumirile din documentatia Zoho:
- In Zoho Projects, proiectul pentru Client Exemplu SRL are setat clientul principal. Fara acest camp, proiectul nu este preluat.
- Consultantul porneste cronometrul pe sarcina de analiza si marcheaza inregistrarea ca facturabila.
- Sedinta interna de planificare o adauga manual, ca nefacturabila.
- Managerul de proiect verifica pontajul saptamanii si il aproba.
- Adminul, care este si proprietarul portalului, activeaza integrarea din Zoho Billing si selecteaza modulul Timesheet.
- La preferinta de duplicare a clientilor, adminul alege intre Overwrite si Clone.
- In modulul Time Tracking din Zoho Billing apare inregistrarea facturabila si aprobata. Sedinta interna nu apare.
- Adminul deschide Error Summary, lista erorilor de sincronizare grupate pe module, si confirma ca nu exista erori.
Preferinta de duplicare decide ce se intampla cand clientul exista deja in Zoho Billing. Overwrite inlocuieste datele clientului existent cu datele clientului principal. Clone creeaza un client nou cu datele clientului principal si pastreaza si clientul existent.
Pentru Client Exemplu SRL, Overwrite pastreaza o singura fisa de client, dar suprascrie datele din facturare. Clone evita suprascrierea, dar produce doua fise pentru aceeasi firma. Alegeti in functie de aplicatia in care datele clientului sunt cele corecte.
Greselile de configurare frecvente si cum le verificati
Tabelul de mai jos aduna greselile care opresc orele intre Zoho Projects si facturare. Coloana a treia arata verificarea pe care o puteti face inainte de prima sincronizare.
| Greseala | Ce se intampla | Ce verificati |
|---|---|---|
| Proiect fara client principal | Proiectul nu este preluat in Zoho Billing | Campul de client pe fiecare proiect facturabil |
| Pontaj neaprobat | Orele raman in Zoho Projects | Pontajele in asteptare la final de perioada |
| Ora marcata nefacturabila din greseala | Ora nu este preluata la facturare | Marcajul pe sarcinile lucrate pentru client |
| Consultant fara cont in Zoho Billing | Apare ca Inactive Timesheet Staff User | Lista utilizatorilor dupa prima sincronizare |
| Portal sincronizat deja cu Zoho CRM | Datele de client din CRM au prioritate | Corectitudinea fisei clientului in CRM |
| Campuri personalizate cu tipuri diferite | Campurile nu pot fi mapate | Tipul de date al fiecarui camp in ambele aplicatii |
| Configurator fara rol de admin in Zoho Books | Integrarea nu indeplineste conditiile de configurare | Rolul persoanei in fiecare organizatie conectata |
La implementarile Svennis testam integrarea cu un singur proiect si un singur pontaj aprobat, inainte de a conecta tot portalul. Comparam apoi ce apare in Time Tracking cu ce s-a pontat; cand apare o diferenta, cauza este de obicei clientul principal lipsa sau un pontaj neaprobat.
Pauza, reconectarea si stergerea integrarii Zoho Projects cu Zoho Billing
Integrarea Zoho Projects cu Zoho Billing poate fi dezactivata temporar, iar dezactivarea opreste sincronizarea. La reactivare, modulele se sincronizeaza automat de la momentul ultimei sincronizari. Verificati totusi Error Summary dupa reactivare, ca sa confirmati ca perioada de pauza a fost preluata.
Reactivarea functioneaza doar cu portalul Zoho Projects conectat anterior. Daca organizatia trece pe un alt portal, integrarea nu poate fi reactivata pe portalul nou. Luati in calcul aceasta limita inainte de orice reorganizare a portalurilor.
Stergerea integrarii are alt efect decat pauza. Proiectele sincronizate din Zoho Projects raman in modulul Projects din Zoho Billing ca proiecte de sine statatoare. Ele nu mai sunt legate de Zoho Projects, deci orele pontate dupa stergere trebuie tratate separat.
Inainte de orice pauza sau stergere, asigurati-va ca perioada curenta de pontaj este aprobata si sincronizata. Astfel stiti exact ce ore au ajuns la facturare inainte de schimbare.
Pontajul pe proiecte pentru o companie din Romania: costuri, date si prezenta
Pentru o companie din Romania, pontajul pe proiecte in Zoho Projects ridica trei intrebari practice: costul licentelor, locul datelor si diferenta fata de evidenta prezentei. Preturile de mai jos sunt cele publicate pe pagina Svennis despre Zoho Projects:
- Gratuit: pana la 3 utilizatori si 2 proiecte, cu 5 GB spatiu pentru documente;
- Premium: 5 EUR pe utilizator pe luna cu facturare anuala, sau 6 EUR cu facturare lunara;
- Enterprise: 10 EUR pe utilizator pe luna anual, sau 12 EUR lunar, cu portaluri externe si campuri personalizate;
- Zoho One: 37 EUR pe utilizator pe luna, cu acces la peste 45 de aplicatii Zoho, inclusiv Zoho Projects.
La acestea se adauga un plan Zoho Billing Standard, Premium sau Enterprise, daca folositi ruta descrisa in acest ghid.
Pentru conturile create pe domeniul zoho.eu, Zoho declara ca datele sunt stocate in centre de date din UE, la Amsterdam si Dublin. Platforma detine certificare ISO 27001. Pontajele contin nume de clienti si descrieri de activitati, deci intra in discutia cu responsabilul de protectia datelor. Pentru GDPR raman de verificat acordul de prelucrare a datelor incheiat cu Zoho si eventualele transferuri catre subcontractanti din afara UE.
Pontajul pe proiecte nu inlocuieste evidenta prezentei angajatilor. Orele pe sarcini raspund la intrebarea cat ii facturati clientului, nu la intrebarea cand a lucrat angajatul. Evidenta prezentei se poate tine, de exemplu, in Zoho People, subiect tratat separat pe blog.
Pasii urmatori pentru pontaj si facturare in Zoho Projects
Pasii de mai jos va duc de la un portal fara pontaj la prima perioada de ore ajunsa corect in aplicatia de facturare:
- Stabiliti aplicatia din care se emit facturile si cine este admin in fiecare organizatie implicata.
- Completati clientul principal pe fiecare proiect facturabil.
- Decideti cine aproba pontajele si la ce interval.
- Testati integrarea pe un singur proiect si verificati Error Summary.
- Conectati restul portalului dupa ce testul arata aceleasi ore in Time Tracking ca in pontaj.
- Verificati, inainte de prima facturare, cum ajung facturile emise in sistemul RO e-Factura.
Pentru o companie din Romania, facturile emise trebuie transmise si in sistemul RO e-Factura, prin SPV ANAF, in termenul legal. Inainte de prima facturare, verificati daca aplicatia din care emiteti facturile le transmite in RO e-Factura sau daca aveti nevoie de o solutie separata.
Daca doriti rapoarte care pun orele pontate langa facturare, vedeti ce ofera Zoho Analytics pentru dashboard-uri si rapoarte. Daca sunteti la inceput cu suita, ghidul despre ce este Zoho explica cum se leaga aplicatiile intre ele.
Pentru o setare anume, centrul de resurse Zoho Projects ofera o baza de cunostinte, o comunitate de utilizatori si webinarii. Suportul Zoho Projects raspunde la adresa support@zohoprojects.com. Pentru configurarea pornind de la portalul dumneavoastra, consultati pagina Zoho Projects Romania de pe svennis.ro.
