Mijloace fixe si amortizare in Zoho Books: raspunsul scurt
Mijloacele fixe si amortizarea in Zoho Books se gestioneaza dintr-un registru de mijloace fixe, aflat in modulul Fixed Assets din meniul Accountant. In registru introduceti fiecare activ si rulati apoi amortizarea. Duratele de amortizare nu le estimati. Le luati din clasificarea oficiala aplicabila, confirmata de contabilul dumneavoastra, inainte de prima inchidere de luna.
Un mijloc fix este un activ material pe termen lung, cu o durata de viata mai mare de un an, folosit in activitatea firmei pentru a obtine avantaje economice si financiare. Exemplele obisnuite sunt echipamentele, utilajele sau vehiculele. Amortizarea este suma care se detaseaza periodic din valoarea mijlocului fix pe masura ce acesta se uzeaza.
Ghidul de fata urmeaza ordinea in care lucreaza o firma care trece registrul in Zoho Books:
- termenii pe care ii veti intalni in discutia cu contabilul;
- locul registrului in Zoho Books si limitele raportate de utilizatori;
- pasii de configurare si un exemplu de calcul;
- lista de verificari inainte de prima inchidere de luna;
- ce se schimba pentru o firma din Romania.
Registrul in sine este simplu de folosit. Partea care cere atentie este calitatea datelor introduse, pentru ca o durata gresita produce o cheltuiala gresita in fiecare luna, pana cand cineva o observa.
Termenii de baza pentru amortizare: durata utila, fond de amortizare, metode
Amortizarea mijloacelor fixe foloseste cativa termeni pe care contabilul ii va folosi si in discutia despre Zoho Books. Definitiile de mai jos provin dintr-un material de curs despre mijloace fixe publicat pe Scribd.
Durata de functionare utila
Durata de functionare utila este perioada in care firma prevede sa foloseasca fizic activul sau sa produca cu el o anumita cantitate de productie ori de servicii. Documentul precizeaza ca firma o stabileste la punerea in functiune. In practica fiscala, durata trebuie sa se incadreze in regulile pe care vi le indica contabilul.
Amortizarea fizica si amortizarea morala
Amortizarea poate fi de doua feluri: fizica si morala. Amortizarea fizica vine din uzura prin folosire. Amortizarea morala apare cand mijlocul fix se demodeaza, se invecheste tehnologic sau apar altele cu insusiri superioare.
Fondul de amortizare
Fondul de amortizare este expresia baneasca a amortizarii. Este suma detasata din valoarea mijloacelor fixe care permite intretinerea, repararea si, in anumite conditii, inlocuirea lor. Documentul arata ca fondul se calculeaza lunar sau anual.
Metoda liniara si metoda soldului degresiv
Metoda liniara imparte valoarea in sume egale pe durata utila. Suma nu depinde de cat de intens este folosit mijlocul fix. La metoda degresiva, norma liniara se inmulteste cu un coeficient, astfel incat amortizarea este mai mare in primii ani. Materialul de pe Scribd, scris pentru Republica Moldova, descrie un coeficient k intre 1 si 2. In Romania, coeficientul si activele pentru care metoda este permisa sunt stabilite de legislatia fiscala romana, iar contabilul confirma daca metoda se poate aplica activului respectiv.
Unde gasiti registrul de mijloace fixe in Zoho Books
Registrul de mijloace fixe din Zoho Books se afla in modulul Fixed Assets, din meniul Accountant. Un utilizator a multumit public echipei Zoho Books pentru adaugarea registrului, intr-un mesaj din comunitatea Zoho despre registrul de mijloace fixe. Acelasi mesaj descrie modulul ca fiind plasat sub Accountant.
Inainte de registru, firmele foloseau rapoarte pe cont, iar acestea nu ajungeau. Un utilizator Zoho One care migra in Zoho Books a intrebat in comunitate unde poate tine un registru pentru echipamente. El a explicat ca lista de tranzactii din contul de mijloace fixe nu era suficient de detaliata. In plus, voia sa urmareasca atat amortizarea contabila, cat si pe cea fiscala.
Raportul Account transactions are o limita suplimentara. Un utilizator semnaleaza ca raportul nu afiseaza descrierile liniilor. Din acest motiv, raportul pe cont nu poate inlocui un registru in care fiecare activ are propria fisa.
O verificare tehnica merita facuta inainte de lucru. Din 15 mai 2024, Zoho Books nu mai suporta versiunile Firefox, Google Chrome sau Microsoft Edge mai vechi de 100. Daca un coleg din contabilitate lucreaza pe un browser vechi, actualizati-l inainte de configurare.
Limitele raportate ale registrului de mijloace fixe, de stiut inainte de import
Registrul de mijloace fixe din Zoho Books are cateva limite raportate de utilizatori, care influenteaza modul de lucru. Ele provin din acelasi mesaj de comunitate, nu dintr-o documentatie oficiala. Verificati-le in contul dumneavoastra, pentru ca produsul se actualizeaza des.
Utilizatorul care a scris mesajul a enumerat urmatoarele limite:
- nu exista optiunea de a asocia un mijloc fix cu factura furnizorului sau cu comanda de achizitie;
- nu puteti selecta mai multe active deodata pentru o actualizare in masa, deci corectiile se fac activ cu activ;
- lista nu are optiunea de personalizare a coloanelor si nici o coloana de data dupa care sa sortati;
- nu exista un camp de cautare pentru un activ anume;
- modelul reevaluarii nu poate fi folosit, ci doar modelul costului.
Consecintele practice sunt clare. Fara legatura cu factura furnizorului, pastrati separat referinta documentului de achizitie pentru fiecare activ. Fara actualizare in masa, o eroare repetata pe zeci de active inseamna zeci de corectii manuale. Utilizatorul a descris aceasta munca drept consumatoare de timp si predispusa la erori.
Concluzia pentru import este simpla. Curatati lista de active inainte de a o introduce, nu dupa. Fiecare corectie ulterioara costa mai mult in Zoho Books decat intr-o foaie de calcul.
Configurarea registrului in Zoho Books pas cu pas, pana la prima amortizare
Configurarea registrului de mijloace fixe in Zoho Books incepe in afara aplicatiei, cu lista de active primita de la contabil. Ordinea de mai jos reduce corectiile, care se fac activ cu activ:
- Cereti lista de active. Pentru fiecare activ aveti nevoie de denumire, valoare de intrare, data punerii in functiune, durata de amortizare, metoda si conturile folosite.
- Verificati sursa duratelor. Fiecare durata trebuie sa aiba o sursa oficiala indicata de contabil. O durata estimata "dupa experienta" nu intra in registru.
- Pastrati referinta achizitiei. Registrul nu leaga activul de factura furnizorului, asa ca notati separat numarul facturii pentru fiecare activ.
- Introduceti activele in modulul Fixed Assets. Lucrati in ordinea datei de punere in functiune, pentru ca lista nu se poate sorta dupa data.
- Rulati amortizarea pentru prima luna. Comparati valorile calculate cu cele din lista contabilului, activ cu activ.
- Corectati inainte de inchidere. Orice diferenta se rezolva acum, nu dupa ce luna a fost inchisa.
La Svennis, inainte sa lasam amortizarea sa ruleze, comparam linie cu linie registrul introdus in Zoho Books cu lista semnata de contabil. Diferentele gasite atunci se corecteaza in cateva minute, in timp ce aceleasi diferente descoperite dupa inchidere cer corectii in mai multe luni.
Daca firma foloseste aprobari, Zoho Books ofera fluxuri de aprobare a tranzactiilor, prin care o tranzactie este verificata inainte de a fi trimisa. Fluxurile sunt utile cand mai multe persoane introduc active.
Exemplu de calcul: amortizare liniara si degresiva pentru un activ de 6000 lei
Exemplul de mai jos foloseste valori din materialul de pe Scribd, care descrie regulile din Republica Moldova. Rolul exemplului este sa arate aritmetica pe care o verificati in Zoho Books, nu valorile pe care le aplicati in Romania.
Datele de pornire
Documentul considera mijloc fix un bun cu durata de serviciu mai mare de un an si valoare de inventar de cel putin 6000 lei. Tot acolo, normele anuale de amortizare pe categorii sunt 5%, 8%, 10%, 20% si 30%. Luam un activ de exact 6000 lei din categoria a IV-a, cu norma de 20%.
Metoda liniara
Amortizarea anuala este 6000 lei x 20%, adica 1200 lei. Lunar, suma este 1200 / 12, adica 100 lei. Aceeasi suma se inregistreaza in fiecare luna, indiferent cat de mult a fost folosit activul.
Metoda soldului degresiv
Alegem coeficientul k = 1,5, aflat in intervalul de 1 la 2 din document. Norma devine 20% x 1,5, adica 30%. In primul an, amortizarea este 6000 x 30%, adica 1800 lei. In al doilea an se aplica 30% la valoarea ramasa de 4200 lei, adica 1260 lei.
Diferenta dintre metode se vede imediat: in primul an, metoda degresiva amortizeaza cu 600 lei mai mult. Daca suma lunara din Zoho Books nu corespunde metodei alese de contabil, problema este fie metoda, fie durata introdusa. Verificati ambele inainte de prima inchidere.
Ce verificati cu contabilul inainte de prima inchidere de luna
Prima inchidere de luna dupa configurarea registrului este momentul in care erorile devin inregistrari contabile. Tabelul de mai jos rezuma punctele de confirmat cu contabilul, ce anume cereti si ce riscati daca un punct lipseste.
| Punct de verificare | Ce cereti contabilului | Riscul daca lipseste |
|---|---|---|
| Pragul de valoare | Valoarea de la care un bun devine mijloc fix pentru firma dumneavoastra | Bunuri sub prag trecute in registru sau active reale lasate pe cheltuieli |
| Durata de amortizare | Durata pentru fiecare activ, cu sursa oficiala | Cheltuiala lunara gresita, repetata pana la descoperire |
| Metoda de amortizare | Metoda aleasa pentru fiecare activ sau categorie | Sume diferite fata de calculul contabilului |
| Data de inceput | Data de la care contabilul porneste amortizarea | Luni lipsa sau luni in plus |
| Contabil si fiscal | Daca firma tine doua valori de amortizare | Diferente nedocumentate intre contabilitate si declaratii |
| Reevaluare | Daca firma foloseste modelul reevaluarii | Un model pe care registrul, conform utilizatorilor, nu il suporta |
| Conturile | Conturile pentru activ, amortizare cumulata si cheltuiala | Inregistrari in conturi gresite |
Punctul despre amortizarea contabila si cea fiscala merita atentie separata. Un utilizator a intrebat in comunitatea Zoho daca Zoho Books poate tine o amortizare separata pentru taxe si poate afisa un grafic de amortizare. Sursele analizate nu confirma aceasta functie. Daca firma are nevoie de doua valori, stabiliti cu contabilul unde se tine a doua.
Ce inseamna registrul de mijloace fixe pentru o firma din Romania
O firma din Romania nu poate prelua pragurile si normele din exemplul de mai sus, pentru ca ele provin dintr-un context legal diferit. Materialul de pe Scribd descrie clasificarea in cinci categorii stabilita prin Hotararea Guvernului nr. 338 din 21 martie 2003, din Republica Moldova. Tot acolo, reevaluarea se face pe baza unei hotarari a Ministerului de Finante, in functie de rata inflatiei.
Principiul general din document ramane insa valabil ca motiv de prudenta. Amortizarea reduce baza impozabila si, deci, impozitul datorat statului. De aceea, marimea amortizarii deductibile este reglementata de codul fiscal. Pentru firma dumneavoastra, regula exacta, pragul si duratele le confirma contabilul, din legislatia romana in vigoare.
Registrul de mijloace fixe este doar o parte a configurarii Zoho Books pentru Romania. Achizitia unui activ trece si prin TVA, deci verificati inainte cotele de TVA configurate in Zoho Books. Factura furnizorului ajunge tot mai des pe canal electronic, iar fluxul este descris in ghidul despre e-Factura din Zoho Books in utilizarea zilnica.
Un ultim punct tine de modelul de evaluare. Daca firma aplica modelul reevaluarii, nu modelul costului, discutati cu contabilul inainte de a introduce activele. Utilizatorii raporteaza ca registrul actual nu suporta reevaluarea.
Urmatorii pasi: de la foaia de calcul la registrul din Zoho Books
Primul pas practic este sa scoateti lista de active din foaia de calcul si sa o verificati cu contabilul inainte de orice import. Zoho noteaza ca aproape orice firma si-a inceput contabilitatea intr-un program precum Excel. Pagina Zoho despre trecerea de la foi de calcul la Zoho Books enumera si limitele acestui mod de lucru.
Doua dintre limite privesc direct registrul de mijloace fixe:
- datele suprascrise sau sterse accidental dintr-o foaie de calcul se recupereaza greu;
- calculul obligatiilor fiscale si consolidarea datelor pentru rapoarte se fac manual.
Zoho Books adauga control al accesului si jurnale de audit, deci puteti vedea cine a modificat un activ si cand. Pentru registru, acest istoric conteaza mai mult decat viteza introducerii.
Ordinea recomandata pentru urmatoarele saptamani:
- confirmati cu contabilul punctele din tabelul de verificari;
- introduceti activele si rulati amortizarea pentru prima luna;
- inchideti luna doar dupa ce ati verificat si reconcilierea bancara in Zoho Books.
Daca doriti sa vedeti cum se potriveste registrul in configurarea completa a contabilitatii, pagina Zoho Books pentru firmele din Romania descrie ce acopera implementarea.
