Evaluarile si datele angajatilor in Zoho People, pe scurt
Evaluarile si datele angajatilor in Zoho People se organizeaza corect in trei straturi. Primul este modulul de performanta, pentru obiective si cicluri de evaluare. Al doilea este fisa angajatului, cu campuri personale protejate. Al treilea sunt rapoartele, construite doar din datele de care aveti nevoie. Modulul de performanta este disponibil din editia Premium in sus.
Acest ghid este partea a treia dintr-o serie despre Zoho People pentru angajatori mici si mijlocii. Partea intai trateaza configurarea initiala, organigrama si onboardingul din primele 14 zile. Partea a doua trateaza concediile, prezenta si pontajul cerut de Codul muncii. Partea a treia, cea de fata, acopera evaluarile de performanta, rapoartele HR si datele angajatilor sub GDPR.
Modulul de performanta este partea din Zoho People care leaga obiectivele, feedbackul, competentele si evaluarile formale ale fiecarui angajat. Zoho People functioneaza separat sau ca parte din Zoho One, suita descrisa in ghidul nostru despre ce este Zoho. Configurarea de mai jos este aceeasi in ambele variante.
Modulul de performanta din Zoho People: obiective, KRA, feedback si competente
Modulul de performanta din Zoho People ofera mai multe metode de evaluare, pe care le activati separat. Pagina Zoho despre metodele de performanta din Zoho People le descrie pe fiecare. Modulul este inclus din editia Premium in sus.
Metodele disponibile in modul sunt urmatoarele:
- Obiective (goals): tinte concrete atribuite unui angajat si urmarite pe parcursul perioadei.
- KRA: un KRA (Key Result Area) este o arie de rezultate cheie a unui rol, careia ii atribuiti o pondere in nota finala.
- Feedback: comentarii de la colegi si manageri, inclusiv feedback 360, adica din mai multe directii, si feedback anonim.
- Seturi de abilitati si competente: cunostintele si comportamentele evaluate pentru un rol.
- Sabloane si cicluri de evaluare: formularul si perioada in care are loc evaluarea formala.
Nu este nevoie sa activati toate metodele din prima zi. Pentru un prim ciclu, doua metode bine definite produc date mai curate decat cinci metode activate pe jumatate.
Feedbackul anonim cere o nuanta juridica. GDPR precizeaza ca datele pseudonimizate, care pot fi atribuite unei persoane folosind informatii suplimentare, raman informatii despre o persoana identificabila. Doar informatiile cu adevarat anonime ies de sub principiile de protectie a datelor. Un comentariu anonim care descrie un incident precis poate deci ramane date personale.
Sabloanele si ciclurile de evaluare in Zoho People: cum se leaga intre ele
Un sablon de evaluare (appraisal template) este formularul care stabileste ce se evalueaza si cine completeaza fiecare parte. In Zoho People, sablonul poate include autoevaluarea angajatului si evaluarea managerului. Un ciclu de evaluare (appraisal cycle) este perioada definita in care un grup de angajati este evaluat pe baza unui sablon.
Relatia dintre sablon si ciclu decide calitatea datelor de performanta. Sablonul fixeaza criteriile si ponderile. Ciclul fixeaza cine intra in evaluare si cand. Daca schimbati criteriile in mijlocul unui ciclu, notele din acelasi ciclu nu mai sunt comparabile intre angajati.
Trei reguli pastreaza evaluarile comparabile de la un an la altul:
- Un sablon pentru fiecare familie de roluri, nu unul pentru fiecare angajat.
- Ponderi stabilite inainte de lansarea ciclului si neschimbate pana la inchiderea lui.
- Denumiri de sabloane si cicluri care contin numele echipei si anul evaluarii.
Autoevaluarea si evaluarea managerului au roluri diferite in sablon. Autoevaluarea aduce perspectiva angajatului asupra propriei activitati. Stabiliti inainte de lansare care dintre cele doua este nota de referinta pentru decizii si care intra in rapoarte. O decizie luata dupa inchiderea ciclului pare arbitrara pentru angajati.
Exemplu lucrat: un ciclu de evaluare anual pentru echipa de vanzari
Exemplul urmator arata configurarea unui ciclu de evaluare pentru o firma de distributie cu o echipa de vanzari. Numele, ponderile si competentele sunt ilustrative. Elementele de configurare sunt cele descrise de Zoho pentru modulul de performanta.
- Metode: in setarile de performanta activati KRA, competentele si feedbackul, inclusiv feedbackul 360.
- KRA pentru rolul Agent vanzari: definiti "Vanzari noi" cu pondere 60 si "Retentia clientilor" cu pondere 40.
- Competente: creati un set cu "Negociere" si "Comunicare cu clientul".
- Sablon: creati sablonul "Evaluare anuala Vanzari", cu autoevaluare si evaluare din partea managerului.
- Ciclu: lansati ciclul anual doar pentru departamentul Vanzari, cu termene separate pentru autoevaluare si pentru evaluarea managerului.
Rezultatul este o evaluare in care fiecare agent primeste aceleasi criterii si aceleasi ponderi. Managerul vede autoevaluarea inainte de a completa propria evaluare. Feedbackul 360 de la colegii din depozit sau din suport completeaza imaginea, fara sa schimbe ponderile KRA.
Pentru echipa de depozit, repetati pasii cu alte KRA si alt sablon. Nu adaugati criteriile depozitului in sablonul vanzarilor. Doua sabloane curate se raporteaza mai usor decat unul cu campuri care se aplica doar unei parti a angajatilor.
Fisa angajatului in Zoho People: campuri personale, criptare si istoric
Fisa angajatului este inregistrarea din Zoho People care tine datele de identificare, datele contractuale si legatura cu evaluarile unei persoane. Pagina Zoho despre GDPR descrie trei setari care protejeaza aceste date la nivel de camp.
- Campuri marcate ca personale: identificati explicit campurile care contin date personale.
- Criptarea campurilor: campurile sensibile pot fi criptate.
- Istoricul de audit al campurilor: pastreaza evidenta modificarilor unui camp.
Marcati ca personal orice camp care identifica sau descrie o persoana. Criptati campurile cu cel mai mare risc daca ajung la persoana gresita, de exemplu datele de identitate sau datele bancare. Tineti comentariile despre performanta in modulul de performanta, nu in campuri text libere din fisa, ca sa ramana sub regulile de acces ale evaluarilor.
Setarile corecte nu garanteaza ca fiecare utilizator vede exact ce trebuie. La Svennis, inainte de primul ciclu intram in Zoho People cu un cont de test de angajat obisnuit si verificam ce vede acesta in propria fisa si in formularul de evaluare. Greselile de permisiuni se vad acolo mult mai repede decat in ecranele de setari.
Drepturile angajatilor din GDPR si functiile Zoho People care le acopera
Zoho People acopera principalele drepturi ale angajatilor din GDPR prin functii native, descrise pe pagina Zoho despre conformitatea GDPR in Zoho People. Angajatorul ramane cel care decide asupra fiecarei cereri. Aplicatia ii ofera doar instrumentele.
Functiile Zoho People asociate drepturilor din GDPR sunt urmatoarele:
- Acces: angajatul isi vede o parte din date prin autoservire (self-service), in portalul Zoho People. Un raspuns complet la o cerere de acces include si informatiile cerute de articolul 15 din GDPR, precum scopurile, destinatarii si durata de stocare.
- Rectificare: datele gresite pot fi corectate in fisa angajatului.
- Stergere: puteti sterge campurile selectate, fara sa stergeti toata fisa.
- Restrictionare: prelucrarea anumitor date poate fi restrictionata.
- Export: datele pot fi exportate intr-un fisier protejat cu parola.
Stergerea campurilor selectate este diferita de stergerea unei inregistrari intregi. Prima elimina o informatie precisa si pastreaza restul fisei. Stergerea unei evaluari intregi are consecinte definitive in Zoho People, asa cum arata regulile cosului de reciclare.
Autoservirea cere o decizie inainte de primul ciclu de evaluare. Stabiliti ce campuri din fisa si ce parti din evaluare devin vizibile angajatului, mai ales comentariile managerului. O cerere de acces primita de HR este mai simplu de rezolvat cand angajatul vede deja, singur, datele care ii apartin.
Jurnalul de activitate, cosul de reciclare si backupul in Zoho People: ce se poate recupera
In Zoho People, o evaluare de performanta stearsa nu mai poate fi restaurata. Pagina Zoho despre cosul de reciclare arata ca inregistrarile sterse raman in cos 30 de zile implicit. Exceptia sunt inregistrarile de concediu, prezenta si performanta, care nu pot fi restaurate dupa stergere.
Jurnalul de activitate (activity log) pastreaza modificarile timp de pana la sase luni, conform paginii Zoho despre GDPR. Dupa aceasta perioada, jurnalul nu mai ofera dovada modificarilor vechi. Backupurile programate sunt disponibile doar in editia Enterprise.
Din aceste limite rezulta trei masuri pentru datele de evaluare:
- Restrangeti dreptul de stergere a inregistrarilor de performanta la administratorii HR.
- Exportati rezultatele fiecarui ciclu, protejate cu parola, dupa inchiderea lui.
- Decideti daca editia Enterprise se justifica pentru backup programat sau daca exportul manual este suficient.
Exporturile contin tot date personale ale angajatilor. Tineti-le intr-un loc cu acces restrans si stabiliti dinainte cat timp le pastrati. Un fisier exportat si uitat pe un laptop anuleaza o parte din protectia configurata in aplicatie.
Rapoartele HR in Zoho People: standard, personalizate si Zoho Analytics
Rapoartele HR din Zoho People au trei niveluri, fiecare cu alta editie si alt acces la date. Rapoartele standard sunt incluse in toate planurile. Rapoartele personalizate sunt disponibile din editia Premium. Analiza avansata se face prin Zoho Analytics.
Zoho Analytics nu preia datele de performanta din Zoho People. Pagina de ajutor Zoho despre rapoartele Zoho Analytics din Zoho People documenteaza aceasta limita. Puteti analiza acolo alte date HR, dar evaluarile raman in Zoho People.
Limita are si un avantaj pentru confidentialitate. Datele de evaluare nu ajung intr-un instrument de raportare folosit de mai multe echipe, deci controlul accesului ramane intr-un singur loc. Pentru dashboard-uri pe celelalte date ale firmei, pagina noastra despre Zoho Analytics pentru dashboard-uri si rapoarte BI explica ce ofera produsul.
Rapoartele de performanta se construiesc deci ca rapoarte personalizate in Zoho People. Limitati cine le poate vedea, la fel ca pentru evaluarile individuale. Un raport cu notele pe departament poate ajunge la mai multi oameni decat o singura evaluare, asa ca verificati lista de utilizatori cu acces inainte de a-l distribui.
Datele angajatilor pentru o companie din Romania: GDPR articolul 88 si Legea 190/2018
O companie din Romania care tine evaluari in Zoho People aplica GDPR si, in plus, regulile romanesti pentru datele din relatiile de munca. Regulamentul (UE) 2016/679, cunoscut ca GDPR, a fost adoptat la 27 aprilie 2016. Articolul 88 permite statelor membre sa adopte reguli mai specifice pentru datele angajatilor, cu atentie speciala la sistemele de monitorizare de la locul de munca.
Curtea de Justitie a Uniunii Europene a stabilit limita acestor reguli nationale in hotararea din cauza C-34/21. O regula nationala care nu respecta conditiile din articolul 88 alineatul (2) trebuie lasata neaplicata. Exceptia este situatia in care regula constituie ea insasi un temei juridic pentru prelucrare, in sensul articolului 6 alineatul (3) din GDPR. Un astfel de temei trebuie sa respecte cerintele regulamentului. Pentru angajator, o lege nationala nu acopera deci automat orice prelucrare.
In Romania, Legea 190/2018, la articolul 5, permite monitorizarea angajatilor prin mijloace de comunicatii electronice sau de supraveghere video la locul de munca. Monitorizarea este permisa numai daca sunt indeplinite cumulativ cinci conditii:
- interesul legitim al angajatorului este temeinic justificat si prevaleaza asupra drepturilor angajatilor;
- angajatii au fost informati in prealabil, complet si explicit;
- sindicatul sau reprezentantii angajatilor au fost consultati inainte de introducerea sistemului;
- metodele mai putin intruzive nu si-au dovedit anterior eficienta;
- datele se pastreaza proportional cu scopul, cel mult 30 de zile, cu exceptiile prevazute de lege.
Verificati toate cele cinci conditii inainte sa activati orice urmarire a locatiei in Zoho People.
Ultima verificare priveste subcontractantii Zoho. Un subcontractant ulterior (sub-processor) este o firma la care Zoho apeleaza pentru a prelucra date in numele clientilor. Zoho publica lista subcontractantilor pe servicii. Verificati-o pentru centrul de date pe care il foloseste contul dumneavoastra si pastrati o copie in documentatia GDPR a firmei.
Setarile de decis inainte de primul ciclu de evaluare in Zoho People
Inainte de primul ciclu de evaluare in Zoho People, decideti setarile de mai jos si notati fiecare decizie intr-un document intern. Fiecare setare afecteaza corectitudinea, confidentialitatea sau raportarea datelor de performanta.
| Setare | Ce decideti | De ce conteaza |
|---|---|---|
| Editia | Premium sau Enterprise | Performanta si rapoartele personalizate incep de la Premium; backupul programat este doar in Enterprise |
| Metodele de performanta | Obiective, KRA, feedback, competente | Mai putine metode inseamna date mai curate |
| Sabloane si ponderi | Un sablon pe familie de roluri, ponderi fixe | Notele raman comparabile |
| Feedback anonim | Activ sau inactiv | Comentariile pot ramane date personale |
| Campuri personale si criptate | Ce campuri din fisa | Limiteaza accesul la datele sensibile |
| Dreptul de stergere | Cine poate sterge evaluari | Performanta stearsa nu se restaureaza |
| Export dupa ciclu | Export cu parola, locul de pastrare | Jurnalul pastreaza doar sase luni |
| Urmarirea locatiei | Activa sau inactiva | Legea 190/2018, articolul 5 |
Pasul practic urmator este un ciclu pilot cu o singura echipa, verificat cu un cont de test de angajat. Pentru o vedere de ansamblu asupra produsului si a implementarii, pagina noastra despre Zoho People, software HR pentru Romania este punctul de plecare.
