Pontajul cerut de Codul muncii, tinut in Zoho People: configurare pas cu pas

Pontajul cerut de Codul muncii poate fi tinut in Zoho People cu serviciul de prezenta. Fiecare salariat face check-in si check-out pe web, in aplicatia mobila, la un kiosk sau pe un dispozitiv biometric. Sistemul pastreaza astfel ora de inceput si ora de sfarsit pentru fiecare zi. Transmiterea datelor de contract in REGES-ONLINE ramane insa obligatia angajatorului, care o poate indeplini direct sau printr-un prestator, fara a fi exonerat de raspundere.

Pontajul este evidenta zilnica a orelor lucrate de fiecare salariat, cu ora la care incepe si ora la care se termina munca. Zoho People este aplicatia de resurse umane a Zoho. Este disponibila separat sau in pachetul Zoho One, explicat in ghidul despre ce este Zoho si ce contine Zoho One.

Acest ghid este partea a doua dintr-o serie in trei parti despre Zoho People pentru angajatori mici si mijlocii. Partea intai trateaza configurarea initiala. Partea a doua, cea de fata, acopera concediile, prezenta si pontajul. Partea a treia va trata evaluarile, rapoartele HR si datele angajatilor sub GDPR.

Trei puncte cer totusi verificarea cu juristul sau contabilul dumneavoastra. Primul este forma in vigoare a art. 119. Al doilea este folosirea localizarii si a imaginilor faciale. Al treilea este orice legatura intre pontaj si salarizare.

Articolul 119 din Codul muncii obliga angajatorul sa tina la locul de munca evidenta orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de inceput si ora de sfarsit. Angajatorul prezinta aceasta evidenta inspectorilor de munca ori de cate ori acestia o solicita. Pentru salariatii mobili, pentru cei care desfasoara munca la domiciliu si pentru salariatii microintreprinderilor, art. 119 alin. (2) prevede ca evidenta orelor lucrate zilnic se tine in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica a acestora.

Pentru telemunca, Legea nr. 81/2018 cere ca modalitatea de evidentiere a orelor sa fie prevazuta in contractul individual de munca. Codul muncii este Legea nr. 53/2003, republicata in Monitorul Oficial nr. 345 din 18 mai 2011. Textul se afla pe Portalul Legislativ, la pagina Codului muncii.

Contextul european vine din hotararea Curtii de Justitie in cauza C-55/18, CCOO impotriva Deutsche Bank SAE. Marea Camera a pronuntat-o la 14 mai 2019. Curtea a decis ca statele membre trebuie sa ceara angajatorilor un sistem care masoara timpul lucrat zilnic de fiecare lucrator. Fara un astfel de sistem, orele lucrate si orele suplimentare nu pot fi stabilite obiectiv si fiabil.

Un detaliu din cauza conteaza la alegerea software-ului. Banca folosea un calendar de absente care inregistra doar absente de o zi intreaga, precum concediile. Un modul de concedii, oricat de bine configurat, nu este deci pontaj. Hotararea citeaza si un sondaj din Spania din 2016: 53,7% din orele suplimentare nu fusesera inregistrate.

Directiva 2003/88, analizata in aceeasi cauza, stabileste minimul european de 11 ore de repaus zilnic. Codul muncii este mai strict: intre doua zile de munca salariatul are dreptul la cel putin 12 ore consecutive de repaus, respectiv 8 ore in cazul muncii in schimburi. Durata muncii nu poate depasi 48 de ore pe saptamana, inclusiv orele suplimentare, cu o medie calculata de regula pe 4 luni. Un pontaj zilnic cu ore exacte este instrumentul prin care verificati aceste limite.

Zoho People imparte timpul de lucru in trei servicii: Leave pentru concedii, Attendance pentru prezenta si Shift pentru ture. Pontajul cerut de lege se tine in Attendance, unde se inregistreaza check-in si check-out. Celelalte doua servicii dau contextul: zilele lucratoare, concediile si programul fiecarui angajat.

Leave: politici, drepturi si calendarul de lucru

Serviciul Leave acopera concediile, de la configurarea politicilor pana la cerere si urmarire. Fiecare politica poate avea drepturi, aplicabilitate si restrictii proprii. Administratorul seteaza tot aici calendarul de lucru, perioada de plata si zilele libere compensatorii. Tot aici adauga zilele lucratoare exceptionale, descrise in prezentarea serviciului Leave din Zoho People.

Shift: ture separate de prezenta din Zoho People 5.0

Din Zoho People 5.0, prezenta si turele sunt servicii separate. Serviciul Shift functioneaza si cand Attendance este dezactivat. Documentatia Zoho spune ca Shift este inclus in toate abonamentele si se activeaza automat cu oricare serviciu de timp si prezenta. Angajatii isi vad tura, isi marcheaza prezenta in orele turei si pot cere schimbarea turei.

Editia necesara pentru pontaj

Localizarea prin GPS este disponibila numai in planul Professional si in planurile superioare. Pentru celelalte functii de prezenta, verificati editia si pretul pe pagina oficiala de preturi Zoho People inainte de achizitie.

Check-in si check-out sunt cele doua marcaje zilnice din care Zoho People calculeaza inceputul, sfarsitul si durata zilei de lucru. Setarile se afla in preferintele de check-in si check-out din Zoho People. Sursele acceptate sunt Web, Mobile App, Biometric si Kiosk.

Setarile care fac evidenta mai credibila sunt urmatoarele:

• Aceeasi sursa la iesire. Angajatul face check-out din aceeasi sursa folosita la check-in.
• Fara marcaje in zilele de concediu. O optiune blocheaza marcajele, regularizarile, cererile on-duty si permisiunile orare in zilele cu concediu aprobat.
• Fara comenzi vocale. O optiune de securitate blocheaza check-in si check-out prin asistentii iOS.
• Alerte de abatere. Angajatul si managerul primesc alerte la check-in intarziat, check-out devreme, check-in lipsa, ore insuficiente si ore de baza insuficiente.

La check-in din browser, Zoho People preia locatia din browser, iar utilizatorul o poate altera. Cand browserul raporteaza o precizie peste 3000 de metri, locatia afisata se bazeaza pe adresa IP. Zoho recomanda aplicatia mobila, care foloseste GPS-ul telefonului, acolo unde locatia chiar conteaza.

Munca de acasa intra si ea in evidenta zilnica, iar Zoho People o trateaza prin Remote Work Policy. Remote Work Policy este setul de reguli pentru zilele lucrate la distanta. Cand metodele Office In si Remote In sunt active, regulile implicite se aplica tuturor angajatilor fara politica proprie. Regulile implicite nu limiteaza zilele remote si nu cer aprobare.

Pentru o evidenta controlata, creati politici specifice pe locatii, departamente, functii, roluri sau utilizatori. Limita de zile remote se seteaza pe saptamana sau pe luna. Aprobarea poate fi ceruta mereu, niciodata sau doar la depasirea limitei. Daca un angajat intra sub mai multe politici, se aplica cea cu cele mai multe zile remote permise.

Doua comportamente trebuie cunoscute inainte de lansare. Cererea trimisa automat la check-in remote functioneaza numai cu o limita de zile, iar peste limita check-out-ul este refuzat. Cererile trimise automat apar cu statusul Unapproved Remote-In pana la aprobare.

Politica ad-hoc acorda zile remote pentru un interval de date, de exemplu la o calamitate naturala sau o perturbare locala. In acel interval are prioritate fata de orice politica specifica. O puteti adauga doar daca exista deja cel putin o politica de munca la distanta.

Overtime Policy din Zoho People calculeaza orele suplimentare intr-un raport propriu si nu schimba statusul de prezenta, de tip Present sau Absent. Nici datele din alte rapoarte nu sunt afectate. Pontajul zilnic ramane sursa orelor lucrate, iar raportul de ore suplimentare este o vedere derivata.

Politica se aplica pe locatie, departament, divizie sau tip de angajare. Cand un angajat intra sub mai multe politici, prioritatea este tipul de angajare, apoi departamentul, locatia si divizia. Exemplele din documentatia Zoho despre Overtime Policy folosesc praguri de 8 ore pe zi si 40 de ore pe saptamana calendaristica.

Patru detalii tehnice schimba modul de configurare:

• Metoda Post Overtime, prin care angajatul declara orele dupa ce le-a lucrat, nu poate fi dezactivata.
• Cu un maxim zilnic impus, orele de peste maxim nu se mai numara.
• Notificarile pe medie saptamanala pot verifica pana la ultimele 6 saptamani.
• Stergerea unei politici elimina definitiv datele de ore suplimentare ale angajatilor acoperiti.

Raportul se exporta in XLS, XLSX sau CSV. Documentatia Zoho descrie o presetare pentru legislatia muncii din Japonia. In Romania, durata normala pentru norma intreaga este de 8 ore pe zi si 40 de ore pe saptamana (art. 112 din Codul muncii), iar munca peste aceasta durata este munca suplimentara. Verificati cu juristul regulile din contractul colectiv sau individual aplicabil inainte de configurare.

Localizarea si recunoasterea faciala depasesc ceea ce cere art. 119, care vorbeste despre ore, nu despre locatii sau imagini. Ambele functii colecteaza date suplimentare despre angajati. Activati-le numai unde exista un motiv clar si dupa discutia cu juristul.

Localizarea GPS in aplicatia mobila

Location tracking in Zoho People inregistreaza locatia prin aplicatia mobila si GPS-ul telefonului. Functia exista in planul Professional si in cele superioare. Activarea se cere prin email la suportul Zoho People. Urmarirea este posibila numai intre check-in si check-out.

Aplicatia cere acordul angajatului pe telefon, iar acesta poate opri oricand localizarea. Acest acord tehnic nu inlocuieste temeiul legal al prelucrarii, pe care il stabiliti cu juristul. Functia se activeaza doar pentru anumiti utilizatori, departamente, tipuri de angajare sau functii, intr-o politica de prezenta specifica. Intervalul de captare este configurabil, de exemplu la 15 minute. Dupa 4 esecuri consecutive, de exemplu, angajatul poate primi check-out automat.

Recunoasterea faciala la check-in

Recunoasterea faciala compara, cu ajutorul AI, imaginea capturata la check-in cu fotografia de profil din Zoho People. Functia poate lucra impreuna cu Kiosk. Zoho recomanda dispozitive cu anti-spoofing si senzor de adancime. Decizia de a o folosi o luati impreuna cu juristul, nu doar cu administratorul de sistem.

Tabelul separa trei categorii de date: ce cere legea, ce foloseste firmei si ce nu colectati fara motiv. Ultima coloana da decizia recomandata pentru fiecare inregistrare.

Inregistrare	Cine o cere	Unde in Zoho People	Decizia
Ora de inceput si de sfarsit, zilnic	Art. 119 din Codul muncii	Attendance, check-in si check-out	Obligatoriu pentru toti salariatii
Zilele lucrate de acasa	Art. 5 alin. (2) lit. b) si e) din Legea nr. 81/2018 pentru telemunca, respectiv art. 119 alin. (2) din Codul muncii pentru munca la domiciliu	Remote Work Policy, Remote In	Obligatorie este evidenta orelor; pentru telemunca, contractul individual de munca prevede zilele lucrate la sediul angajatorului si modalitatea de evidenta a orelor; limitele le stabileste firma, cu respectarea drepturilor de la art. 118^1 din Codul muncii: 4 zile pe luna pentru parintii copiilor de pana la 11 ani si cel putin 8 zile pe luna pentru parintii copiilor cu handicap de pana la 18 ani
Concedii si zile libere	Nevoia firmei	Leave	Recomandat, explica zilele fara marcaj
Ture	Nevoia firmei	Shift	Doar unde se lucreaza in ture
Ore suplimentare	Nevoia firmei, cu juristul	Overtime Policy	Recomandat; pragurile le fixeaza juristul
Localizare GPS	Nicio cerinta in art. 119	Location tracking	Doar pentru teren, numai in orele de lucru, dupa informarea prealabila a angajatilor, consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor si analiza juristului privind conditiile art. 5 din Legea nr. 190/2018
Imagine faciala	Nicio cerinta in art. 119	Facial recognition	Doar dupa avizul juristului
Datele contractului de munca	HG nr. 295/2025	Nu se transmit din Zoho People	Angajatorul sau prestatorul, in REGES-ONLINE

Regula practica pentru localizare: niciodata in afara orelor de lucru. Zoho People nu urmareste locatia in afara intervalului dintre check-in si check-out, dar decizia de activare ramane a dumneavoastra.

Luati o firma de distributie cu trei tipuri de posturi: birou, depozit si agenti de vanzari pe teren. Toti trebuie pontati zilnic, cu ora de inceput si de sfarsit. Configurarea difera doar prin sursa de check-in si prin datele suplimentare.

1. Calendarul si concediile. In Leave setati calendarul de lucru si politicile de concediu, apoi zilele lucratoare exceptionale.
2. Turele depozitului. In Shift creati turele si rotatia lor. Managerul depozitului primeste dreptul de shift mapping, adica alocarea angajatilor pe ture.
3. Biroul. Check-in din Web, cu check-out din aceeasi sursa si cu Office In si Remote In active. O Remote Work Policy limiteaza zilele remote pe saptamana, cu aprobare la depasire.
4. Depozitul. Check-in la Kiosk, la intrare. Recunoasterea faciala se adauga doar daca juristul o aproba.
5. Agentii de teren. Check-in din Mobile App. Location tracking intra intr-o politica de prezenta specifica doar pentru functia de agent, dupa ce juristul confirma indeplinirea conditiilor din art. 5 al Legii nr. 190/2018 si dupa informarea prealabila a agentilor.
6. Orele suplimentare. O Overtime Policy pe tipul de angajare, cu pragul zilnic stabilit de jurist.
7. Alertele. Alerte pentru check-in lipsa si ore insuficiente, catre angajat si manager.

La sfarsitul lunii exportati raportul de ore suplimentare in XLSX si il trimiteti contabilului, alaturi de evidenta prezentei. Pentru tendinte pe mai multe luni, datele exportate pot fi analizate in Zoho Analytics, cu rapoarte si dashboard-uri.

Pentru o firma din Romania, pontajul din Zoho People si registrul salariatilor sunt doua obligatii distincte. REGES-ONLINE este registrul general de evidenta a salariatilor, in forma electronica, completat pe platforma Inspectiei Muncii. El contine datele privind incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca.

Registrul este reglementat de Hotararea Guvernului nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE, adoptata la 27 martie 2025. Hotararea a fost publicata in Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025 si abroga HG nr. 905/2017. Datele unui contract nou se transmit cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii.

Documentatia Zoho People folosita in acest ghid nu descrie nicio transmitere catre REGES-ONLINE. Angajatorul transmite datele direct sau printr-un prestator, adica o persoana fizica autorizata, un expert contabil, un contabil autorizat sau o persoana juridica. Prestatorul nu poate subcontracta serviciul. Contractarea unui prestator nu exonereaza angajatorul de raspunderea pentru datele transmise in registru.

Completarea registrului cu date eronate sau incomplete se amendeaza cu 3.000 pana la 6.000 lei. Netransmiterea la termen a modificarilor pentru majoritatea elementelor contractului se amendeaza cu 5.000 pana la 8.000 lei, iar alte omisiuni au amenzi proprii. Un pontaj coerent in Zoho People ajuta contabilul, dar nu inlocuieste transmiterea in registru.

Incepeti cu decizii scurte, apoi cu un pilot. Pasii de mai jos urmeaza ordinea acestui ghid:

1. Cititi art. 119 in forma in vigoare cu juristul si notati ce trebuie sa contina evidenta.
2. Stabiliti cu contabilul formatul pentru prezenta si orele suplimentare, si cine transmite in REGES-ONLINE.
3. Completati tabelul de decizie de mai sus pentru fiecare tip de post.
4. Configurati Leave, Shift si Attendance, initial fara localizare si fara recunoastere faciala.
5. Rulati un pilot intr-un departament si comparati marcajele cu evidenta existenta.

La implementarile Svennis pornim pontajul intr-un singur departament, fara localizare, si comparam marcajele cu evidenta veche inainte de extindere. Asa vedem devreme check-out-urile uitate si ajustam alertele inainte ca intreaga firma sa foloseasca sistemul.

Pentru functiile produsului dincolo de pontaj, consultati pagina de produs Zoho People.

• Portal Legislativ: Codul muncii (Legea nr. 53/2003)
• Portal Legislativ: HG nr. 295/2025 privind REGES-ONLINE
• EUR-Lex: Hotararea CJUE in cauza C-55/18
• Zoho: Leave Service overview
• Zoho: Shift Service overview
• Zoho: Check-in and Check-out preferences
• Zoho: Remote Work Policy
• Zoho: Overtime Policy
• Zoho: Location tracking in the mobile app