Facturi recurente si abonamente in Zoho Books: configurare pentru companii din Romania

Facturile recurente si abonamentele in Zoho Books se configureaza pornind de la o factura obisnuita, verificata, din care creati un profil care se repeta. Zoho documenteaza acest pas in baza de cunostinte, in articolul despre crearea unei facturi recurente dintr-o factura existenta. Inainte de pornire verificati datele clientului, cotele de TVA si fluxul e-Factura. Abia apoi lasati facturarea lunara sa ruleze singura.

O factura recurenta este o factura emisa din nou, la un interval stabilit, pe baza aceluiasi continut: client, articole, pret si conditii. Un abonament, in sensul acestui ghid, este contractul lunar sau anual din spatele ei. Exemple tipice sunt mentenanta, licentele, chiria unui echipament sau un pachet de suport.

Castigul este clar: nimeni nu mai copiaza manual aceeasi factura in fiecare luna. Riscul este la fel de clar. O greseala din profil se repeta la fiecare emitere, pentru fiecare client care are acel profil.

Ghidul trateaza pe rand urmatoarele subiecte:

• documentatia Zoho pentru facturile recurente;
• datele de pregatit inainte de primul profil;
• un exemplu lucrat de abonament lunar;
• incasarea si inregistrarea platilor;
• o lista de verificare si exceptiile frecvente;
• verificarile specifice unei companii din Romania care transmite facturile catre ANAF.

Baza de cunostinte Zoho Books pentru facturi este impartita in trei grupe: Invoice Creation, Recurring Invoice si Other Actions. Grupa Recurring Invoice este punctul de plecare pentru orice configurare de abonament. Articolele sunt scurte si orientate pe o singura sarcina. Merita sa deschideti baza de cunostinte Zoho Books pentru facturi in paralel cu acest ghid.

Trei articole din baza de cunostinte privesc direct facturile recurente:

• crearea unei facturi recurente dintr-o factura existenta;
• schimbarea gateway-ului de plata asociat unei facturi recurente;
• migrarea datelor de card stocate pentru facturile recurente din Wave in Zoho Books.

Un gateway de plata este serviciul prin care clientul plateste online factura, de regula cu cardul. Articolul despre Wave conteaza doar daca veniti din acel program de facturare. Primele doua articole acopera ciclul obisnuit al unui abonament. Porniti profilul de la o factura corecta, iar la nevoie schimbati gateway-ul asociat profilului.

Grupa Invoice Creation include si un articol despre ciclul de viata al unei facturi in Zoho Books. Cititi-l inainte de prima configurare. Cand intelegeti starile prin care trece o factura obisnuita, intelegeti si ce se intampla cu fiecare factura generata dintr-un profil recurent.

Datele de baza trebuie sa fie corecte inainte de primul profil recurent, pentru ca orice eroare se copiaza in fiecare luna. Verificati patru zone: contactele, articolele cu TVA, sablonul facturii si emailul de trimitere.

Contactele si valuta

Zoho Books emite facturi in mai multe valute daca asociati valuta clientului in datele lui de contact. Un client strain facturat in euro are, asadar, nevoie de valuta setata pe contact inainte de prima factura. Baza de cunostinte are si un articol separat despre facturarea clientilor in valuta straina.

Articolele si cotele de TVA

Fiecare articol din abonament trebuie sa poarte cota de TVA corecta. Daca nu ati configurat inca taxele, porniti de la ghidul despre cotele de TVA in Zoho Books pentru Romania. Discounturile se aplica fie la nivel de factura, fie la nivel de articol, asa ca decideti dinainte unde se aplica reducerea din contract.

Sablonul si emailul

Sabloanele de factura nu se pot personaliza din aplicatia iOS, ci doar din aplicatia web. La fel, continutul implicit al emailului de factura se modifica doar din web. Pentru logo, Zoho recomanda 240 x 240 px la 72 DPI, cu o dimensiune maxima de 1 MB.

Exemplul urmator arata o firma de servicii IT care factureaza lunar doua abonamente. Primul este un contract de mentenanta cu un client din Romania, in lei. Al doilea este un abonament de licente cu un client din Germania, in euro. Exemplul este ilustrativ, dar fiecare setare folosita apare in documentatia Zoho Books.

Pasii, in ordinea in care ii parcurgeti:

1. Deschideti contactul clientului german si asociati-i valuta EUR in datele de contact.
2. Emiteti pentru fiecare client o prima factura obisnuita, cu articolul abonamentului si cota de TVA potrivita.
3. Aplicati discountul la nivel de articol daca reducerea priveste o singura linie, sau la nivel de factura daca priveste tot abonamentul.
4. Atasati contractul sau anexa de pret. Zoho Books accepta cel mult 5 fisiere pe factura, de cate 5 MB fiecare.
5. Verificati fiecare factura in intregime: client, valuta, pret, TVA, text, atasamente.
6. Creati din fiecare factura verificata o factura recurenta, urmand articolul Zoho despre crearea unei facturi recurente dintr-o factura existenta.
7. Stabiliti in profil ritmul lunar si persoana care primeste factura pe email.

Rezultatul sunt doua profile separate, unul in lei si unul in euro. Separarea pe valuta si pe contract simplifica orice modificare ulterioara. Un pret nou pentru licente nu atinge contractul de mentenanta.

Punctul critic al exemplului este pasul 5. Profilul recurent preia ce gaseste in factura de pornire. Asadar timpul petrecut pe verificarea acelei facturi se recupereaza la fiecare emitere urmatoare.

Incasarea automata completeaza emiterea automata: factura pleaca singura, iar clientul plateste online fara un pas manual din partea dumneavoastra. Zoho Books permite plata online a facturilor printr-un gateway de plata configurat, de exemplu Authorize.Net. Pentru facturile recurente, baza de cunostinte explica si cum schimbati gateway-ul asociat unui profil.

Direct Debit prin GoCardless

Direct Debit este o metoda de incasare in care clientul va autorizeaza sa colectati banii direct din contul lui bancar, la scadenta fiecarei facturi. Zoho a anuntat integrarea Zoho cu GoCardless pentru Direct Debit. Metoda functioneaza atat pentru facturi recurente, cat si pentru facturi unice.

Clientii isi creeaza mandatul de debitare si platesc printr-un link din emailul de factura sau din Client Portal. Optional, isi pot salva datele contului pentru tranzactiile urmatoare. Pentru un abonament lunar, aceasta inseamna o singura autorizare si apoi incasari repetate.

Ce inseamna pentru o firma din Romania

Anuntul Zoho descrie integrarea GoCardless ca fiind destinata clientilor din Marea Britanie. Prin urmare, nu presupuneti ca Direct Debit prin GoCardless este disponibil pentru clientii dumneavoastra din Romania. Verificati in contul Zoho Books ce gateway-uri de plata vi se ofera, inainte sa promiteti clientilor plata automata.

Platile pentru facturile recurente se inregistreaza la fel ca pentru orice factura din Zoho Books, iar trei functii va scutesc de munca manuala. Ele conteaza mai ales cand un client plateste mai multe luni deodata sau plateste cu intarziere.

Functiile utile la abonamente sunt:

• Plata impartita: o singura suma incasata se poate imparti pe mai multe facturi neplatite ale aceluiasi client.
• Plata partiala: baza de cunostinte are un articol dedicat inregistrarii unei plati partiale pe o factura.
• Comisioane bancare: pagina Add Payments din Zoho Books are un camp Bank Charges, iar comisionul introdus se include in suma platita pentru acea factura.

Plata impartita rezolva cazul frecvent al clientului care achita trimestrial un abonament facturat lunar. Inregistrati o singura incasare si o repartizati pe cele trei facturi. Campul Bank Charges evita, la randul lui, facturile ramase cu un rest mic, cauzat doar de comisionul bancii.

Dupa inregistrare urmeaza potrivirea cu extrasul de cont. Pasii sunt descrisi in ghidul despre reconcilierea bancara in Zoho Books. La un volum mare de abonamente, reconcilierea regulata este singurul mod sigur de a vedea ce facturi recurente au ramas, de fapt, neincasate.

Facturarea automata are nevoie de controale, pentru ca sistemul emite facturi si catre clientii care nu mai platesc. Zoho Books are o functie de limita de credit, gandita pentru controlul soldurilor restante din vanzarile pe credit. Setati limita pe clientii cu abonamente mari, ca sa vedeti la timp cand soldul depaseste ce sunteti dispus sa riscati.

Facturile de avans

Zoho Books permite emiterea de retainer invoices din sectiunea Sales, documente prin care solicitati un avans. Acestea nu tin locul facturii fiscale de avans. Pentru avansul incasat emiteti factura prevazuta de Codul fiscal si o transmiteti in e-Factura. Un utilizator al comunitatii Zoho a intrebat cum se poate actualiza automat, eventual prin Deluge, creditul neutilizat al clientului in Zoho CRM dupa aplicarea unui avans pe o factura. Intrebarea arata ca aceasta sincronizare nu trebuie presupusa. Daca vanzarile urmaresc soldul de avans din CRM, verificati explicit cum ajunge acolo.

Cine are acces la facturare

In forumurile Zoho apare frecvent o intrebare: cum lasati personalul sa introduca oferte fara sa vada situatia financiara a companiei. Pentru profilele recurente intrebarea este si mai importanta. Cine poate modifica un profil schimba facturile tuturor lunilor urmatoare. Stabiliti, asadar, inainte de lansare cine creeaza, cine modifica si cine doar consulta profilele recurente.

Lista de mai jos rezuma verificarile de facut inainte ca primul profil recurent sa trimita facturi fara supraveghere. Fiecare rand indica locul verificarii si motivul pentru care conteaza la facturarea lunara.

Verificare	Unde	De ce conteaza
Valuta clientului	Datele de contact ale clientului	Facturile in valuta depind de valuta asociata contactului
Cota de TVA pe articole	Articolele din factura de pornire	O cota gresita se repeta la fiecare emitere
Nivelul discountului	Factura de pornire, la nivel de factura sau de articol	Reducerea trebuie sa corespunda contractului
Sablon si logo	Aplicatia web; logo 240 x 240 px, maxim 1 MB	Sablonul nu se poate personaliza din aplicatia iOS
Continutul emailului	Aplicatia web	Textul implicit insoteste fiecare factura trimisa
Atasamente	Factura de pornire; maxim 5 fisiere de 5 MB	Contractul sau anexa de pret trebuie sa incapa in limita
Gateway de plata	Profilul recurent	Determina daca clientul poate plati online
Fluxul e-Factura	Configurarea e-Factura din Zoho Books	Facturile generate automat trebuie sa ajunga la ANAF ca cele manuale

Bifati fiecare rand pentru fiecare profil, nu o singura data pentru toata firma. Profilele in valuta si cele cu discount sunt cele mai expuse la diferente fata de contract.

Corectiile la facturile recurente se fac cu aceleasi instrumente ca la facturile emise manual, iar baza de cunostinte Zoho Books le acopera pe fiecare. Diferenta practica este ca o eroare dintr-un profil apare de obicei pe mai multe facturi deodata. De aceea corectati intai profilul, apoi facturile deja emise.

Situatiile frecvente si articolele Zoho care le trateaza sunt:

• Anularea unei facturi: un articol explica cum anulati (void) o factura si cum dezlegati, in acelasi timp, comanda de vanzare asociata.
• Reducere acordata dupa vanzare: un articol arata cum creati o nota de credit pentru un discount post-vanzare.
• Factura proforma: un articol descrie crearea unei facturi proforma, utila cand clientul cere un document inainte de plata abonamentului.
• Import si export: un articol explica importul si exportul facturilor, util cand mutati in Zoho Books contracte existente.

Pentru o companie din Romania, o factura deja transmisa in e-Factura nu se anuleaza. Ea se corecteaza prin factura storno sau de corectie, iar anularea in Zoho Books ramane doar pentru facturile netransmise. Procedura este descrisa in ghidul despre facturi storno in Zoho Books cu e-Factura. Cititi-l inainte de prima corectie pe o factura generata dintr-un profil recurent.

La o companie din Romania care transmite facturile catre ANAF, fiecare factura generata dintr-un profil recurent trebuie verificata pe acelasi flux e-Factura ca o factura emisa manual. Automatizarea emiterii nu inlocuieste verificarea transmiterii. Daca fluxul e-Factura nu este configurat, facturarea lunara automata doar inmulteste problemele.

Pornirea fluxului este descrisa in ghidul despre e-Factura din Zoho Books, configurare si utilizare zilnica. Pentru facturile recurente, verificati in plus trei lucruri:

• datele de identificare ale fiecarui client cu abonament sunt complete pe contact, pentru ca profilul le preia de acolo;
• seria si prefixul de numerotare folosite de facturile recurente sunt cele pe care le asteapta contabilitatea;
• cineva urmareste starea transmiterii pentru facturile emise automat, nu doar pentru cele emise manual.

Prefixul conteaza mai mult decat pare. Un utilizator Zoho Books a cerut public optiunea de a sorta numerele de factura dupa prefix. Cererea arata ca seriile amestecate devin greu de urmarit pe masura ce volumul creste.

La Svennis, verificam impreuna cu contabilul primele facturi generate de fiecare profil recurent si le comparam cu contractul si cu starea din e-Factura, inainte sa lasam trimiterea sa ruleze nesupravegheat. Asa gasim o cota de TVA sau o valuta gresita la prima emitere, nu dupa cateva luni de facturi de corectat.

Primul pas practic este sa alegeti un singur abonament, simplu si in lei, si sa il configurati complet inainte de a trece la celelalte. Un abonament de proba va arata unde datele dumneavoastra nu sunt inca pregatite. Abia dupa el extindeti la clientii in valuta si la contractele cu discount.

Ordinea recomandata:

1. Verificati browserul echipei: din 15 mai 2024, Zoho Books nu mai suporta Firefox, Google Chrome si Microsoft Edge mai vechi de versiunea 100.
2. Completati contactele, valutele si cotele de TVA pentru clientii cu abonamente.
3. Personalizati din aplicatia web sablonul de factura si emailul implicit.
4. Emiteti si verificati o factura de pornire pentru abonamentul de proba.
5. Creati din ea factura recurenta si urmariti prima emitere, inclusiv transmiterea e-Factura.
6. Parcurgeti lista de verificare de mai sus pentru fiecare profil nou.
7. Inregistrati platile si reconciliati lunar extrasul de cont.

Daca porniti de la zero cu programul de facturare, pagina Zoho Books pentru companii din Romania descrie ce acopera aplicatia si cum se leaga de restul sistemelor dumneavoastra. Folositi-o pentru a stabili ce configurati intern si ce pasi doriti sa parcurgeti cu un specialist.

• Zoho Books Knowledge Base: Invoices
• Zoho Books Mobile FAQ - Knowledge Base
• Zoho Books Integrates with GoCardless
• Zoho Community: Bank Charges and credit limit in Zoho Books
• Zoho Books restrictions
• Zoho Community: Connecting data in Zoho Books to Zoho CRM
• Zoho Community: Sum of previous invoices in Zoho Books
• Zoho Community: Short list of issues and requests for Zoho Books