Zoho Expense: Gestionarea Cheltuielilor Simplificată
Scapă de hârtii și procese manuale – digitalizează-ți notele de cheltuieli cu Zoho Expense.
Cu Zoho Expense, compania ta își poate automatiza întregul proces de gestionare a cheltuielilor: de la scanarea bonurilor cu OCR și preluarea automată a tranzacțiilor de pe cardurile de firmă, până la aprobări rapide și raportări detaliate. Svennis Cloud Solutions, partener Zoho certificat în România, te asistă în implementarea și optimizarea Zoho Expense pentru a obține eficiență maximă și conformitate GDPR în departamentul financiar. Aceasta aplicație din suita Zoho este inclusă și în licența Zoho One.
De ce să alegi Zoho Expense?
Gestionarea cheltuielilor inteligentă și eficientă
Zoho Expense îți pune la dispoziție toate instrumentele necesare pentru un management eficient al cheltuielilor de afaceri. De la automatizarea colectării chitanțelor și integrări cu cardurile de credit ale companiei, la definirea fluxurilor de aprobare și generarea de rapoarte detaliate, Zoho Expense simplifică și accelerează procesul de decontare. În plus, se integrează perfect cu alte aplicații Zoho și respectă normele GDPR, asigurând un flux de lucru unificat și conform pentru echipa ta financiară.
Eficiență sporită
Automatizează sarcinile repetitive (scanarea bonurilor, introducerea datelor) și economisește timp prețios pentru echipa ta financiară.
Control mai bun al costurilor
Monitorizează cheltuielile în timp real și obține insight-uri valoroase din rapoarte, pentru a lua decizii informate și a reduce costurile inutile.
Scalabilitate și conformitate
Soluția se adaptează oricărei companii, de la startup la enterprise, și respectă reglementările (inclusiv GDPR), asigurând securitatea și confidențialitatea datelor.
5 motive cheie pentru a alege Zoho Expense
Automatizare inteligentă
Elimină procesele manuale prin funcții avansate: Zoho Expense scanează automat chitanțele (OCR), înregistrează tranzacțiile și generează rapoarte de cheltuieli fără intervenție umană.
Analize și rapoarte detaliate
Obține vizibilitate completă asupra cheltuielilor companiei cu ajutorul rapoartelor personalizate, dashboard-urilor și analizelor în timp real, pentru un control financiar mai bun.
Integrări cu ecosistemul financiar
Integrează Zoho Expense cu Zoho Books, Zoho CRM, Zoho Projects sau alte aplicații terțe (QuickBooks, Xero etc.) astfel încât datele tale financiare să fie sincronizate automat între sisteme.
Conformitate GDPR și securitate
Zoho Expense respectă pe deplin GDPR și oferă instrumente de conformitate și audit. Datele sensibile sunt criptate și stocate în siguranță, asigurând confidențialitatea și integritatea informațiilor.
Suport local dedicat
Beneficiezi de asistență rapidă în limba română și de expertiza echipei Svennis Cloud Solutions (partener Zoho), care te va ghida pas cu pas în implementarea și optimizarea soluției Zoho Expense.
Serviciile oferite de Svennis pentru Zoho Expense
Te ajutăm să obții control total și să reduci efortul în gestionarea cheltuielilor
Migrare date în Zoho Expense
Evaluăm datele existente
Analizăm sistemele și fișierele din care provin datele de cheltuieli (Excel, alte aplicații financiar-contabile).
Pregătim importul
Curățăm și formatăm datele pentru a le importa corect în Zoho Expense, asigurând maparea câmpurilor (utilizatori, categorii, note de cheltuieli etc.).
Validăm migrarea
Verificăm că toate cheltuielile, rapoartele și documentele au fost migrate cu acuratețe și remediem eventualele discrepanțe.
Integrări API și personalizări
Identificăm integrarea necesară
Stabilim împreună care sisteme externe trebuie integrate (ERP, sistem contabil, HR sau alte aplicații) pentru un flux de lucru automatizat.
Dezvoltăm conexiunea
Dezvoltăm integrări personalizate folosind API-ul Zoho Expense sau platforma Zoho Flow, sincronizând automat datele (de ex. importul facturilor de achiziții, exportul cheltuielilor către contabilitate).
Testăm și implementăm
Testăm integrarea end-to-end pentru a ne asigura că datele circulă corect între Zoho Expense și celelalte sisteme, apoi implementăm soluția în mediul de producție.
Training Zoho Expense pentru echipă
Personalizăm trainingul
Adaptăm sesiunile de instruire la procesele și politicile companiei tale, astfel încât echipa să învețe în context relevant.
Instruiere practică
Organizăm training practic (online sau la sediul tău) unde utilizatorii parcurg pas cu pas scenarii reale: adăugarea de cheltuieli, atașarea chitanțelor, trimiterea spre aprobare și generarea de rapoarte.
Follow-up post-training
Oferim suport post-training (manuale de utilizare, sesiuni de întrebări & răspunsuri) și verificăm progresul echipei, asigurând o tranziție lină către noul sistem.
Suport tehnic continuu
Monitorizare proactivă
Monitorizăm modul în care compania ta folosește Zoho Expense și identificăm proactiv oportunități de optimizare sau eventuale blocaje în utilizare.
Asistență promptă
Răspundem rapid la orice solicitare de suport prin email, telefon sau remote, rezolvând probleme tehnice și oferind consultanță în timp util, în limba română.
Îmbunătățiri periodice
Realizăm revizuiri periodice ale configurărilor și te informăm despre noi funcționalități Zoho Expense, ajutându-te să le implementezi pentru a-ți îmbunătăți constant procesele de gestionare a cheltuielilor.
Prețuri Zoho Expense
Soluții flexibile pentru orice nevoie
Standard
Pentru IMM-uri care doresc să gestioneze cheltuielile și cardurile corporate într-un mod eficient și centralizat
Premium
Pentru companiile cu volum mare de cheltuieli, care au nevoie de controale avansate, fluxuri personalizate și integrări extinse
Enterprise
Destinat organizațiilor mari sau cu nevoi foarte complexe, care solicită o soluție personalizată de gestionare a cheltuielilor
- Tot ce include planul Premium, plus:
- Minim 500+ utilizatori (scalare la nivel enterprise)
- Integrări personalizate cu ERP (SAP, Oracle etc.)
- Integrare TMC/OTA (booking călătorii corporate)
- Single Sign-On (SAML) și controale de securitate avansate
- Suport dedicat 24/7 și Account Manager desemnat
- Consultanță personalizată pentru optimizarea proceselor
Ofertă specială: Beneficiază de 8 ore de consultanță gratuită dacă desemnezi Svennis Cloud Solutions ca Partener Zoho în procesul de achiziție.
Funcționalități Cheie Zoho Expense
Descoperă puterea automatizării în managementul cheltuielilor
Automatizare și scanare OCR
Elimină munca manuală în procesul de decontare a cheltuielilor, automatizând colectarea și înregistrarea lor.
- Scanare inteligentă: extrage automat datele din bonuri și facturi cu ajutorul OCR (recunoaștere optică a caracterelor) disponibil în peste 10 limbi (inclusiv română).
- Creare automată a cheltuielilor: fotografiază un bon folosind aplicația mobilă, iar Zoho Expense va crea instant o nouă cheltuială cu toate detaliile completate.
- Reguli de categorizare: definește reguli care să aloce automat cheltuielile în categorii, proiecte sau centre de cost, pe baza criteriilor stabilite (cuvinte-cheie, sume, tipuri de comerciant).
Integrarea cardurilor de firmă
Uită de extrasele bancare manuale – conectează-ți cardurile corporate și conturile bancare pentru a urmări tranzacțiile în timp real.
- Feed de tranzacții automat: importă zilnic tranzacțiile efectuate cu cardurile de credit ale companiei direct în Zoho Expense, fără efort suplimentar.
- Potrivire cu chitanțe: asociază automat tranzacțiile importate cu cheltuielile raportate de angajați, facilitând reconcilierea și evidența corectă a tuturor cheltuielilor.
- Multi-valută: gestionează cheltuieli în mai multe monede – Zoho Expense convertește automat sumele la cursul de schimb actual și aplică politica firmei pentru diurne sau plafon de cheltuieli externe.
Fluxuri de aprobare flexibile
Controlează modul în care sunt aprobate cheltuielile prin fluxuri configurabile ce respectă structura și regulile companiei tale.
- Aprobări pe multiple niveluri: configurează procese de aprobare cu unul sau mai mulți pași (manager direct, director departament, director financiar etc.), în funcție de sumă sau tipul cheltuielii.
- Notificări instantanee: managerii primesc alerte imediat ce un raport de cheltuieli este înaintat spre aprobare și pot aproba/refuza direct din email sau din aplicația mobilă, accelerând procesul.
- Politici și limite: implementează politici interne (de ex. plafon zilnic pentru diurnă, categorii de cheltuieli permise) – Zoho Expense avertizează automat când apar depășiri sau nereguli ce necesită aprobare specială.
Rapoarte și conformitate
Obține transparență totală asupra cheltuielilor și asigură-te că procesele respectă politicile interne și cerințele legale.
- Dashboard interactiv: vizualizează într-un singur loc toate cheltuielile – defalcate pe departamente, proiecte, categorii sau perioade – pentru a identifica tendințe și a monitoriza bugetele în timp real.
- Rapoarte personalizate: generează rapoarte detaliate (PDF, Excel) pentru contabilitate sau management, cu opțiuni de filtrare și grupare a datelor exact așa cum ai nevoie.
- Audit și GDPR: păstrează un istoric complet al tuturor acțiunilor (cine a adăugat/aprobat cheltuieli și când) pentru audit intern sau extern. Zoho Expense este aliniat GDPR, asigurând protecția datelor personale în procesul de decontare.
Integrări Zoho Expense
Conectează Zoho Expense cu instrumentele tale preferate
Zoho Expense se integrează perfect atât cu aplicațiile din suita Zoho, cât și cu soluții terțe, astfel încât datele referitoare la cheltuieli să circule automat între platforme. Acest lucru elimină dubla introducere a datelor și reduce erorile, oferindu-ți o experiență unificată de gestionare financiară.
Zoho Marketing Automation
Automatizează campaniile de marketing și nurturează leadurile pentru a maximiza conversiile.
Detalii
Zoho Books
Sincronizează cheltuielile cu sistemul de contabilitate; aprobările finalizate în Zoho Expense pot genera automat înregistrări contabile în Zoho Books.
Detalii
Zoho CRM
Importă automat utilizatorii (angajații) și clienții din Zoho CRM în Zoho Expense pentru a avea o bază de date unificată în ecosistemul Zoho al companiei tale.
Detalii
Zoho Projects
Leagă cheltuielile de proiectele companiei: angajații pot asocia cheltuieli cu proiecte specifice, permițând urmărirea costurilor pe proiect direct în Zoho Projects.
Detalii
Zoho People
Integrează datele HR cu cheltuielile – importă structura organizațională și informațiile despre angajați, pentru a facilita alocarea cheltuielilor pe departamente și rambursările către angajați.
Detalii
Zoho Analytics
Obține o perspectivă avansată prin sincronizarea datelor din Zoho Expense cu Zoho Analytics; creează dashboard-uri și rapoarte BI complexe pentru managementul cheltuielilor.
DetaliiZoho Expense oriunde, oricând
Aplicația mobilă Zoho Expense îți oferă libertatea de a gestiona cheltuielile de pe orice dispozitiv, indiferent unde te afli. Scanează bonuri cu camera telefonului și creează automat cheltuieli, înregistrează kilometrajul parcurs cu GPS-ul pentru decontarea transportului și aprobă rapoartele în timp real direct de pe smartphone sau tabletă. Chiar și offline, poți adăuga cheltuieli, care se vor sincroniza automat imediat ce ai din nou conexiune la internet.
Întrebări Frecvente
Răspunsuri la cele mai comune întrebări despre Zoho Expense
Ești gata să eficientizezi gestionarea cheltuielilor companiei?
Contactează-ne pentru a discuta nevoile tale și pentru a primi o ofertă personalizată.